외국계 회사에서 출장비 정산을 요청하고 빠진 영수증을 영어로 설명하는 메일 예문

출장비 정산 요청 메일은 어떤 순서로 쓰나요?

출장 정보 → 총액과 첨부 → 빠진 영수증 설명 → 요청과 마무리, 이 네 덩어리면 돼요. 재무팀이나 매니저는 하루에도 정산 메일을 여러 통 받기 때문에, 무슨 건인지와 무엇이 빠졌는지가 앞에 있어야 처리가 빨라요.

외국계 회사는 정산 시스템(Concur 같은 경비 시스템)에 먼저 올리고 메일은 승인자에게 짧게 알리는 곳도 많아요. 그래도 영수증이 빠졌거나 금액이 한도를 넘은 경우에는 메일로 이유를 따로 남겨 두는 편이 나중에 덜 번거로워요.

출장비 정산 메일의 네 덩어리

날짜는 'October 6'처럼 달 이름을 쓰면 나라마다 다른 날짜 순서 때문에 헷갈릴 일이 없어요.

출장비 정산 메일 전체 예문은 어떻게 쓰나요?

아래 예문은 영수증 한 장이 빠진 가장 흔한 경우예요. 이름·날짜·금액만 바꾸면 그대로 보낼 수 있어요.

제목은 'Expense Report – Singapore Trip (Oct 6–9) – $1,240.50'처럼 출장지·날짜·총액을 넣어요. 영수증이 빠졌다면 제목 끝에 '(1 missing receipt)'를 붙여도 좋아요.

• Hi Rachel,
• I'm submitting my expense report for the business trip to Singapore from October 6 to 9. (싱가포르 출장 경비 보고서를 제출합니다.)
• The total comes to $1,240.50, including the hotel, meals, and local transportation. (호텔·식사·현지 교통비를 합쳐 총 1,240.50달러입니다.)
• I've attached all receipts except one. I couldn't get a receipt for a taxi ride from the client's office to the hotel on October 7. (한 건을 빼고 영수증을 모두 첨부했습니다. 10월 7일 고객사에서 호텔로 가는 택시 영수증을 받지 못했습니다.)
• Instead, I've attached my credit card statement showing the payment of $32.80. (대신 32.80달러 결제가 보이는 카드 내역을 첨부했습니다.)
• Please let me know if I need to fill out a missing receipt form. (영수증 분실 양식을 작성해야 하면 알려 주세요.)
• Thank you for your help. / Best regards, Minjun

영수증이 빠진 이유는 영어로 어떻게 설명하나요?

이유는 한 문장으로 짧게, 바로 뒤에 대신 낼 자료를 붙이면 돼요. 'I'm so sorry'를 여러 번 쓰기보다 무엇을 대신 첨부했는지가 담당자에게는 더 쓸모 있어요.

영수증이 없는 이유는 대개 몇 가지로 정리돼요. 잃어버렸거나, 처음부터 영수증을 안 주는 곳이었거나, 종이가 바래서 글씨가 안 보이거나, 현지어로만 적혀 있는 경우예요.

• 잃어버렸을 때: I'm afraid I lost the receipt for dinner on October 8. (10월 8일 저녁 식사 영수증을 잃어버렸습니다.)
• 영수증을 안 주는 곳: The street vendor didn't provide a receipt, so I've noted the amount and date in the report. (노점에서 영수증을 주지 않아 보고서에 금액과 날짜를 적었습니다.)
• 글씨가 바랬을 때: The hotel receipt has faded, so I've requested a copy from the hotel. (호텔 영수증 글씨가 바래서 호텔에 사본을 요청해 두었습니다.)
• 현지어 영수증: The receipt is in Japanese, so I've added a short English note next to each item. (영수증이 일본어라 항목마다 짧은 영어 메모를 달았습니다.)
• 대체 자료 첨부: I've attached the booking confirmation email as proof of payment. (결제 증빙으로 예약 확인 메일을 첨부했습니다.)
• 사본을 기다릴 때: I'll forward the receipt as soon as I receive it. (받는 대로 영수증을 전달하겠습니다.)

한도를 넘었거나 개인 비용이 섞였을 때는 뭐라고 쓰나요?

한도를 넘었으면 넘은 이유를 먼저, 개인 비용이 섞였으면 뺀 금액을 먼저 밝히면 돼요. 담당자가 먼저 찾아내기 전에 내가 적어 두면 승인이 훨씬 수월해요.

호텔비가 한도를 넘은 건 대개 행사 기간이라 방값이 올랐거나, 고객사 근처 숙소가 비쌌기 때문이에요. 이런 사정은 사실대로 적고, 미리 승인을 받았다면 그 메일을 같이 붙여요.

• 한도 초과: The hotel rate was above our limit because of a trade fair in the city that week. (그 주에 시내에서 박람회가 있어 호텔비가 한도를 넘었습니다.)
• 사전 승인 첨부: My manager approved this in advance, and I've attached the email. (매니저가 미리 승인했고 그 메일을 첨부했습니다.)
• 개인 비용 제외: The hotel bill includes a personal minibar charge of $18, which I've excluded from the claim. (호텔 청구서에 개인 미니바 18달러가 있어 정산에서 뺐습니다.)
• 동료 몫을 같이 냈을 때: I paid for dinner for three team members, so the receipt covers all of us. (팀원 세 명 저녁을 제가 냈기 때문에 영수증에 모두 포함돼 있습니다.)
• 환율 설명: I converted the amounts using the rate on my card statement. (카드 내역에 찍힌 환율로 금액을 바꿨습니다.)

정산이 늦어질 때 다시 묻는 메일은 어떻게 쓰나요?

재촉보다 '확인 부탁' 말투로, 처음 보낸 날짜와 건 이름을 다시 적으면 돼요. 담당자가 원래 메일을 찾지 않아도 되게 하는 게 핵심이에요.

처음 메일에 답장으로 이어 쓰면 앞의 내용이 같이 보여서 편해요. 새 메일로 보낼 때는 제목에 'Follow-up'을 붙여요.

• I just wanted to follow up on the expense report I submitted on October 13. (10월 13일에 제출한 경비 보고서 건으로 다시 연락드립니다.)
• Could you let me know if there's anything else you need from me? (제가 더 드려야 할 게 있는지 알려 주시겠어요?)
• Do you have an idea of when it might be processed? (언제쯤 처리될지 알 수 있을까요?)
• I've now received the copy of the hotel receipt, so I've attached it here. (호텔 영수증 사본을 받아서 여기 첨부합니다.)

출장비 정산 메일에서 자주 틀리는 영어는 뭔가요?

우리말을 그대로 옮긴 'receipt is missing' 계열 표현보다, 내가 주어가 되는 문장이 더 자연스러워요. 아래는 정산 메일에서 자주 보이는 문장과 고친 문장이에요.

'정산'을 한 단어로 옮기려고 'settlement'를 쓰는 경우가 많은데, 회사 경비 처리는 보통 'expense report', 'expense claim', 'reimbursement'라고 해요.

자주 틀리는 문장과 고친 문장

회사마다 정산 양식 이름이 달라요. 첫 정산 전에 'What's the process for submitting expenses?'로 한 번 물어 두면 편해요.

정산 내용을 말로 설명해야 할 때는 어떻게 연습하나요?

메일 예문을 소리 내어 읽고, 매니저가 물어볼 만한 질문에 짧게 답하는 연습을 같이 하면 돼요. 'Why was the hotel over the limit?', 'Where's the receipt for this?' 같은 질문은 회의나 메신저 통화에서 갑자기 나오기 쉬워요.

파워잉글리쉬 비즈니스 과정에는 이메일 교재가 있어서, 정산·보고 메일 같은 업무 메일을 수업 재료로 쓸 수 있어요. 직접 쓴 메일을 자유 영작으로 올리면 담당 강사가 24시간 안에 첨삭해 줘요.

필리핀 전문 강사와 1:1로 하고, 3개월 등록 기준 월 수강료는 전화 10분 주5회 81,700원, 화상 25분 주5회 125,400원이에요. 수업은 아침 6시부터 밤 12시까지 고를 수 있어서 출장 전후로 시간을 옮겨 듣기도 쉬워요.

자주 묻는 질문