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비서 영어: 전화 받고 일정 잡는 말을 틀로 익혀요

파워잉글리쉬 편집팀 · 작성 · 수정

비서 영어: 전화 받고 일정 잡는 말을 틀로 익혀요
먼저 결론

외국계 회사 비서·총무 담당자가 매일 쓰는 영어는 전화 받고 연결하기, 메시지 남기기, 일정 잡고 옮기기, 방문객 맞이하기 네 가지예요. 장면마다 쓰는 틀이 정해져 있어서, 틀을 입에 붙이고 시간대·날짜 말하기를 연습하면 실수가 줄어요.

외국계 회사 비서·총무는 영어를 어디에 가장 많이 쓰나요?

전화 응대와 일정 조율에 가장 많이 써요. 그다음이 방문객 맞이, 출장 준비, 짧은 이메일이에요.

회의에서 발표하거나 협상하는 영어는 거의 쓰지 않아요. 대신 상대가 누구든 공손하고 정확해야 해서, 말이 짧아도 틀이 중요해요.

특히 임원 비서는 해외 본사·지사와 시차를 맞춰 일정을 잡는 일이 많아서, 날짜와 시간대를 영어로 정확히 주고받는 연습이 필요해요.

전화는 어떤 틀로 받고 연결하나요?

회사·부서명 → 내 이름 → '무엇을 도와드릴까요' 순서로 받고, 누구를 찾는지·누구인지 확인한 뒤 연결해요. 회사에서 정한 인사말이 있으면 그걸 따르세요.

상대 이름을 못 알아들었을 때 그냥 넘기면 메시지를 전할 수 없어요. 철자를 묻는 문장을 꼭 준비하세요.

틀리기 쉬운 말

'누구세요?'를 Who are you? 라고 하면 무례해요. May I ask who's calling? 을 쓰세요. 연결할 때 I'll connect you 도 되지만 전화에서는 I'll put you through 가 더 자연스러워요.

메시지는 어떻게 받아서 전하나요?

이름·회사·연락처·용건·회신 희망 시간 다섯 가지를 받아 적고, 마지막에 다시 읽어 확인해요. 이 다섯 칸짜리 메모 틀을 책상에 두면 전화가 와도 당황하지 않아요.

전화번호는 두 자리씩 끊어 다시 읽어 주면 상대가 틀린 곳을 바로 짚어 줘요.

일정을 잡고 옮길 때는 어떻게 말하나요?

선택지를 두세 개 제시하고, 정해지면 요일·날짜·시각·시간대를 모두 다시 말해 확인해요. 'next Friday'처럼 모호한 말은 날짜로 한 번 더 확인하는 게 좋아요.

해외 참석자가 있으면 시간대를 꼭 붙이세요. 한국 시각은 KST, 상대 쪽은 상대가 쓰는 표기에 맞추고, 헷갈리면 your time / our time으로 풀어 말해도 돼요.

일정 말할 때 헷갈리기 쉬운 표현

표현뜻안전하게 말하는 법
this Friday / next Friday사람마다 다르게 이해날짜를 같이 말하기(Friday the 17th)
by Monday월요일까지(월요일 포함)by Monday end of day 처럼 시각 붙이기
push back / bring forward뒤로 미루기 / 앞당기기move it to + 날짜로 풀어 말하기
noon / midnight낮 12시 / 밤 12시12 p.m. 대신 noon 이 더 분명
your time / our time상대 시각 / 우리 시각두 시각을 모두 말하기

메일로 일정을 보낼 때도 같은 원칙이에요. 날짜·시각·시간대를 한 줄에 모두 적으세요.

방문객은 어떻게 맞이하나요?

환영 인사 → 약속 확인 → 기다리는 곳 안내 → 마실 것 권하기 순서예요. 문장이 짧고 매번 같아서 가장 빨리 익숙해지는 장면이에요.

방문객이 기다리는 동안 날씨나 오는 길을 묻는 짧은 말 한두 개를 준비해 두면 어색한 침묵이 줄어요.

바쁜 비서는 언제, 어떻게 연습해야 하나요?

출근 전 아침이나 퇴근 뒤 밤에 전화로 10~20분 연습하는 게 실제 업무와 가장 가까워요. 비서 업무의 영어는 대부분 전화로 오기 때문에, 얼굴 없이 소리만 듣고 답하는 연습이 필요해요.

파워잉글리쉬 전화영어는 아침 6시~밤 12시 사이에 10·20·30분 중 골라 들을 수 있어요. 비즈니스 과정에는 전화·이메일·패턴을 다루는 교재가 20권 있고, 과정을 바꿔도 수강료는 같아요.

강사에게 '당신은 해외 본사 담당자, 나는 비서'로 역할을 정해 달라고 하면 전화 연결·메시지·일정 조율을 역할극으로 할 수 있어요. 일정 메일 초안은 무료 영작 첨삭에 올리면 담당 강사가 24시간 안에 고쳐 줘요.

파워잉글리쉬 수업 시작 인사 화면
수업은 강사와 인사하며 시작해요. 첫 수업에서 연습하고 싶은 업무 장면을 말해 두세요.

임원 일정 때문에 수업 시간이 자주 바뀌면요?

셀프 스케줄 변경으로 수업 1시간 전까지 그날 시간이나 강사를 바꿀 수 있어요. 변경 횟수 제한은 없어요.

갑자기 야근이 잡히면 수업 1시간 전까지 월 2회 무료로 연기할 수 있고, 긴 출장을 따라가야 하면 일시정지했다가 다시 시작할 수 있어요.

요일은 주5회(월~금), 주3회(월·수·금), 주2회(화·목) 중에 골라요. 매일 짧게 하는 10분 주5회를 고르고 바쁜 날만 옮기는 분도 많아요.

파워잉글리쉬로 준비하면 한 달에 얼마인가요?

3개월 등록 기준 전화 10분 주5회 월 81,700원, 20분 주5회 127,300원, 20분 주3회 117,800원이에요. 역할극까지 하려면 20분이 여유 있어요.

화상으로 얼굴을 보며 하고 싶다면 화상 25분 주3회가 월 111,150원이에요. 교재·통신료·영작 첨삭은 수강료에 들어 있어요.

먼저 무료 레벨테스트로 지금 수준을 확인하고, 그때 '비서 업무 전화와 일정 조율을 연습하고 싶다'고 말해 두면 첫 수업부터 맞춰 진행하기 쉬워요.

바로 쓰는 표

외국계 비서·총무 8주 영어 연습표

두 주에 한 장면씩, 하루 10~20분 기준이에요. 매주 마지막 수업은 그 장면을 처음부터 끝까지 역할극으로 이어서 해 보세요.

주차장면입에 붙일 것수업에서 할 연습
1~2주전화 받기·연결인사말, 누구신지 묻기, 철자 묻기, 연결·부재 안내강사가 거래처·본사 담당자로 전화
3~4주메시지다섯 칸 메모(이름·회사·번호·용건·회신 시간), 다시 읽기강사가 빠르게 말한 번호·이름 받아 적기
5~6주일정 조율선택지 제시, 시간대 붙이기, 일정 옮기기, 확인 문장본사와 시차 있는 회의 일정 잡기
7주방문객 맞이환영·약속 확인·안내·음료 권하기강사가 방문객 역할
8주전체 흐름전화→메시지→일정→확인 메일하루 업무를 한 번에 이어서, 메일은 첨삭 받기

자주 묻는 질문

비서 영어는 어느 정도 해야 외국계 회사에서 일할 수 있어요?
회사와 직무마다 기준이 달라요. 다만 입사 뒤 매일 쓰는 건 전화 응대, 메시지, 일정 조율, 방문객 맞이라서 이 네 장면 틀을 먼저 익히면 좋아요.
전화로 상대 이름을 못 알아들으면 어떡해요?
Could you spell your last name for me? 로 철자를 물어보세요. 받아 적은 뒤 Let me read that back to you. 로 확인하면 돼요.
해외 본사와 회의 일정을 잡을 때 시차는 어떻게 말해요?
That would be 9 a.m. your time and 4 p.m. our time. 처럼 두 시각을 모두 말하세요. 메일에도 날짜·시각·시간대를 한 줄에 적는 게 안전해요.
'누구세요'를 영어로 뭐라고 해요?
May I ask who's calling, please? 를 쓰세요. Who are you? 는 무례하게 들려요.
비즈니스 과정은 수강료가 더 비싼가요?
파워잉글리쉬는 12가지 과정 모두 수강료가 같아요. 비즈니스 과정에는 전화·이메일·패턴 교재가 들어 있어요.
일정 메일도 봐 줄 수 있나요?
무료 영작 첨삭에 메일 초안을 올리면 담당 강사가 24시간 안에 고쳐 줘요.
임원 일정 때문에 수업을 자주 못 들을 것 같아요.
셀프 스케줄로 수업 1시간 전까지 시간을 바꿀 수 있고 횟수 제한이 없어요. 월 2회는 무료로 연기도 돼요.
전화영어랑 화상영어 중 비서 업무엔 뭐가 나아요?
업무가 대부분 전화라면 전화영어가 실제와 비슷해요. 표정과 입 모양을 보며 연습하고 싶다면 화상영어도 좋아요.
비서 영어 공부 한 달 비용은 얼마예요?
파워잉글리쉬 전화 20분 주5회는 3개월 등록 기준 월 127,300원, 10분 주5회는 81,700원이에요. 교재와 통신료는 따로 들지 않아요.

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