외국인 의뢰인의 비자·체류 서류를 돕는 행정사는 상담을 영어로 어떻게 이끌까요?

외국인 의뢰인이 오면 행정사는 영어로 무엇부터 묻나요?

'무엇을 하려는지, 지금 어떤 체류 상황인지, 언제까지 해야 하는지' 세 가지를 먼저 물어보세요. 'What would you like to do today?', 'What is your current visa status?', 'When does your stay period end?'면 상담의 방향이 잡혀요.

의뢰인은 긴장한 채로 들어오는 경우가 많아요. 첫마디에서 'Please have a seat. Let's go through this step by step.'처럼 차근차근 하자고 말해 주면 의뢰인도 편하게 사정을 이야기해요.

이 글은 외국인 의뢰인의 체류기간 연장, 체류자격 변경, 각종 신고 서류를 돕는 행정사와 사무소 직원을 위한 글이에요. 제도 설명이 아니라, 상담 자리에서 영어로 묻고 안내하는 순서를 정리했어요. 제도와 서류 요건은 늘 출입국·외국인 관련 공식 안내를 기준으로 확인하세요.

• 맞이하기: Hello, please have a seat.
• 목적: What would you like to do today?
• 현재 상황: What is your current visa status?
• 기한: When does your stay period end?

행정사가 영어 상담에서 가장 조심해야 할 건 뭔가요?

짐작으로 대답하지 않고, 확인할 것은 '확인하고 알려 드리겠다'고 말하는 거예요. 'I need to check that. I'll get back to you by tomorrow.'라는 한 문장을 입에 붙여 두면 영어가 막히는 순간에도 정확하게 상담할 수 있어요.

비자·체류 상담은 작은 오해가 큰 문제로 이어질 수 있어요. 날짜, 서류 이름, 발급 기관처럼 틀리면 안 되는 내용은 말로만 하지 말고 글로 적어 건네세요. 'I'll write this down for you.'라고 말하고 메모를 주면 의뢰인도 안심해요.

또 하나는 의뢰인이 알아들은 척하는 경우예요. 고개를 끄덕여도 실제로는 이해하지 못했을 수 있어요. 중요한 안내 뒤에는 'Could you tell me what you need to bring next time?'처럼 의뢰인이 직접 말해 보게 하면 확실히 알 수 있어요.

준비할 서류는 영어로 어떻게 안내하나요?

서류 이름을 하나씩 말하면서 영어로 적은 목록을 같이 건네세요. 'You need to bring these documents. I'll give you this list.'로 시작하고, 서류마다 'Number one is your passport.'처럼 번호를 붙여 말하면 덜 헷갈려요.

서류 이름은 의뢰인 나라에서 부르는 이름과 다를 수 있어요. 그래서 'This is a certificate from your school. It shows that you are a student.'처럼 서류 이름 뒤에 무엇을 증명하는 서류인지 한 줄을 붙이면 의뢰인이 어디서 받아야 할지 알아요.

원본과 사본, 번역과 공증이 필요한지도 분명히 말하세요. 'Please bring the original and one copy.', 'This document needs a Korean translation.'처럼요. 필요한 서류는 사안마다 다르니, 목록은 사무소에서 확인한 내용으로 만들어 두세요.

서류 안내에 자주 쓰는 영어

필요한 서류는 체류자격과 사안마다 달라요. 목록은 공식 안내를 확인해서 사무소에서 미리 만들어 두세요.

진행 순서와 기간, 수수료는 영어로 어떻게 설명하나요?

'먼저 무엇, 다음 무엇, 마지막 무엇' 세 단계로 나눠서 말하세요. 'First, we prepare the documents. Next, we submit them. Then, we wait for the result.'처럼 순서를 말하면 의뢰인이 전체 흐름을 잡아요.

기간은 약속처럼 들리지 않게 말해야 해요. 'It usually takes about ~, but it can take longer.'처럼 '보통은'과 '더 걸릴 수 있다'를 같이 말하세요. 결과는 관공서가 정하는 거라, 행정사가 날짜를 장담하는 말은 피하는 게 좋아요.

수수료는 사무소 수수료와 관공서에 내는 비용을 나눠서 설명하세요. 'This is our service fee. This is the government fee.'처럼 말하고 금액은 적어서 보여 주면, 나중에 오해가 생기지 않아요.

• 순서: First, we prepare the documents. Next, we submit them.
• 기간: It usually takes a few weeks, but it can take longer.
• 결과: The immigration office makes the final decision.
• 수수료 나누기: This is our service fee, and this is the government fee.

결과를 기다리는 의뢰인에게는 영어로 어떻게 연락하나요?

진행 상황이 바뀔 때마다 짧은 메시지로 '지금 어디까지 왔는지, 다음에 할 일이 있는지'를 알려 주세요. 'Your application was submitted today. You don't need to do anything now.' 같은 두 문장이면 의뢰인이 불안해하지 않아요.

추가 서류를 요청받았을 때는 무엇을 언제까지 내야 하는지 먼저 적으세요. 'The office asked for one more document. Please send it by Wednesday.'처럼 요청과 기한을 한 메시지에 넣으면 돼요.

결과가 나오면 결과와 의뢰인이 다음에 할 일을 같이 알려 주세요. 'Good news. Your extension was approved. Please come to pick up your card.'처럼요. 좋지 않은 결과라면 감정 표현보다 다음 방법을 먼저 이야기하는 게 의뢰인에게 도움이 돼요.

사무소 일을 하면서 영어 연습은 어떻게 이어 가나요?

상담이 없는 아침이나 저녁에 1:1 수업을 잡고, 강사에게 외국인 의뢰인 역할을 부탁해 상담을 처음부터 끝까지 해 보세요. 파워잉글리쉬에는 행정사 전용 과정은 없어서, 정규회화나 비즈니스 과정에서 내가 만든 상담 순서를 가져가 연습하는 방식이에요.

강사에게 서류를 잘 모르는 의뢰인, 질문이 많은 의뢰인처럼 역할을 바꿔 달라고 하면 실제 상담에서 나올 질문을 미리 들어 볼 수 있어요. 수업이 끝나면 카카오톡으로 그날 고친 표현을 정리해 보내 주니, 그걸 모아 사무소 상담 메모로 쓰면 돼요.

수업 가능 시간은 아침 6시부터 밤 12시까지예요. 상담이 몰리는 날은 셀프 스케줄로 시간을 옮기고(횟수 제한 없음), 수업 1시간 전까지 월 2회 무료로 연기할 수 있어요.

3개월 등록 기준 월 수강료는 화상 25분 주3회 111,150원, 주2회 100,700원, 전화 20분 주3회 117,800원이에요. 과정과 상관없이 같고, 먼저 무료 레벨테스트로 지금 수준을 보고 정하면 돼요.

자주 묻는 질문