설·추석 연휴 전에 해외 거래처에 보내는 휴무 안내 영어 메일 예문

휴무 안내 메일은 언제 보내야 하나요?

연휴 2~3주 전에 첫 안내를 보내는 게 좋아요. 해외 거래처는 생산·선적 일정을 몇 주 앞서 잡기 때문에, 1주 전에 알리면 이미 주문이 들어온 뒤일 수 있어요.

그다음 1주 전에 주문 마감을 다시 알리고, 연휴 전날에는 부재중 자동응답을 켜 두면 돼요. 같은 내용을 세 번 보내는 게 아니라 단계마다 필요한 정보만 넣어요.

설·추석 날짜는 해마다 바뀌니 그 해 달력으로 휴무일을 먼저 확정하고 메일을 쓰세요. 회사 휴무가 공휴일보다 하루 이틀 길 때도 많아요.

설과 추석은 외국 거래처에 어떻게 설명하나요?

명절 이름 옆에 한 줄 설명을 붙이면 돼요. 중국·베트남 거래처는 음력 설을 알지만, 유럽·미주 거래처는 Chuseok 이라는 말을 처음 듣는 경우가 많아요.

설명을 길게 쓸 필요는 없어요. 왜 쉬는지보다 '전국이 함께 쉬는 큰 명절'이라는 점만 전달되면 거래처가 일정을 이해해요.

• Seollal (Lunar New Year), one of Korea's biggest national holidays — 한국에서 가장 큰 명절 중 하나인 설
• Chuseok, the Korean harvest festival, similar to Thanksgiving — 추수감사절과 비슷한 한국의 추석
• Most businesses and logistics companies in Korea close during this period. — 이 기간에는 한국 대부분의 회사와 물류 회사가 쉬어요.
• Shipments and customs clearance may also be delayed around the holiday. — 연휴 앞뒤로 선적과 통관도 늦어질 수 있어요.

첫 휴무 안내 메일은 어떻게 쓰나요?

제목에 휴무라는 말과 날짜를 넣고, 본문은 휴무 기간 → 마감일 → 급한 연락처 → 복귀일 순서로 쓰면 돼요. 거래처가 제목만 보고도 무슨 메일인지 알아야 해요.

날짜는 Feb 5 처럼 월을 영어로 쓰는 편이 안전해요. 2/5 처럼 숫자만 쓰면 나라마다 월과 일을 반대로 읽어요.

주문 마감과 출고 일정은 어떤 영어로 알리나요?

주문 마감(order cut-off)과 마지막 출고(last shipment)를 나눠 적어야 해요. 둘이 같은 날이라고 생각하는 거래처가 많아서, 하나만 적으면 마감 뒤에 주문이 들어와요.

아래 표에서 상황에 맞는 문장을 골라 첫 안내와 1주 전 안내에 넣으면 돼요.

휴무 안내 메일에 넣는 일정 표현

[date] 자리에는 요일과 월을 영어로 같이 쓰세요. 예: Friday, September 26.

연휴 중 급한 연락은 어떻게 받으면 되나요?

급한 일에 연락할 사람 한 명과 연락 방법을 적어 두면 돼요. 담당자가 없다고만 쓰면 거래처는 연휴 내내 답을 기다려요.

연휴 중에 받을 수 있는 범위도 같이 적어 두면 좋아요. 모든 문의에 답하는지, 선적 사고 같은 급한 일만 받는지 미리 밝혀 두세요.

• For urgent matters only, please contact Minji Choi at minji@company.com. — 급한 일만 최민지 담당에게 연락 주세요.
• She will respond to shipping issues within one business day. — 선적 문제는 영업일 하루 안에 답드립니다.
• General inquiries will be answered after we return on [date]. — 일반 문의는 [날짜] 복귀 뒤에 답드립니다.

부재중 자동응답 메시지는 어떻게 쓰나요?

자동응답은 세 문장이면 충분해요. 언제까지 없는지, 급하면 누구에게, 언제 답할지만 넣어요.

첫 안내 메일을 못 본 거래처도 자동응답은 보게 되니, 주문 마감 같은 이미 지난 정보보다 복귀일과 급한 연락처를 먼저 써요.

연휴가 끝난 뒤 첫 메일은 어떻게 시작하나요?

돌아왔다는 인사 한 줄과 밀린 문의를 언제까지 답할지를 먼저 쓰면 돼요. 거래처는 연휴 동안 보낸 메일이 묻혔을까 걱정해요.

We're back in the office after the Chuseok holiday. We are going through all emails received during the break and will reply by Friday. 처럼 쓰면 돼요.

메일은 잘 써도 연휴 뒤 밀린 일을 전화나 화상 회의로 정리해야 할 때가 많아요. 파워잉글리쉬 비즈니스 과정에는 패턴·대화·이메일·심화 교재가 있어 메일 표현과 통화 표현을 같이 연습할 수 있고, 수업 가능 시간이 아침 6시~밤 12시라 출근 전에 짧게 들을 수도 있어요.

자주 묻는 질문