해외 거래처에 주문 취소·수량 변경을 요청하는 영어 메일 예문
파워잉글리쉬 편집팀 · 작성 · 수정
해외 거래처에 주문을 취소하거나 수량을 바꿔 달라는 영어 메일은 주문번호 → 바꿀 내용 → 짧은 이유 → 답을 받고 싶은 날짜 네 줄이면 돼요. 이미 생산이나 출고가 시작됐을 수 있으니 '가능한지 먼저 묻는' 말투로 쓰고, 비용이 생기는지 꼭 물어보세요.
- 제목에 주문번호와 'Change' 또는 'Cancellation'을 넣어 바로 찾게 해요
- 바꾸기 전과 후 수량을 한 줄에 나란히 적으면 잘못 읽을 일이 없어요
- 취소·변경 비용과 새 납기를 꼭 물어보고, 답을 받으면 확인 메일로 마무리해요
주문 변경 메일에는 무엇을 꼭 써야 하나요?
주문번호, 바꿀 내용, 짧은 이유, 답을 받고 싶은 날짜 네 가지면 충분해요. 이 네 가지가 메일 첫 몇 줄 안에 다 있으면 거래처 담당자가 바로 생산·출고 담당에게 넘길 수 있어요.
이유는 길게 쓰지 않아도 돼요. 'due to a change in our project schedule'처럼 한 줄이면 돼요. 이유를 너무 자세히 쓰면 오히려 답이 늦어지거나 다른 질문이 붙어요.
가장 많이 빠뜨리는 건 '언제까지 답을 달라'는 말이에요. 출고일이 가까울수록 하루가 중요해서, 'Could you let us know by Wednesday?'처럼 날짜를 꼭 넣으세요.
주문 변경 메일에 들어갈 네 가지
| 들어갈 것 | 영어 표현 | 예 |
|---|---|---|
| 주문번호 | Regarding PO No. ___ | Regarding PO No. 2026-118 |
| 바꿀 내용 | We would like to change ___ from ___ to ___. | change the quantity from 500 to 300 units |
| 짧은 이유 | due to ___ | due to a change in our sales plan |
| 답 받을 날짜 | Could you let us know by ___? | Could you let us know by Wednesday, Oct 28? |
PO(purchase order)는 발주서 번호예요. 거래처가 쓰는 번호(주문번호·견적번호)가 따로 있으면 같이 적으세요.
메일 제목은 어떻게 쓰나요?
제목에 주문번호와 '무엇을 바꾸는지'를 넣어요. 'Request to Change Quantity – PO No. 2026-118'처럼요. 거래처는 하루에 주문 메일을 많이 받아서, 제목만 보고 어떤 주문인지 알 수 있어야 해요.
급하면 제목 앞에 'Urgent:'를 붙여도 괜찮아요. 다만 매번 붙이면 효과가 없으니 출고가 며칠 안 남았을 때만 쓰세요.
기존 주문 메일에 답장으로 보내면 앞의 내용이 같이 보여서 담당자가 찾기 쉬워요. 새 메일로 보낸다면 처음 주문한 날짜를 본문에 한 줄 적어 주세요.
- Request to Change Quantity – PO No. 2026-118 (수량 변경 요청)
- Order Cancellation Request – PO No. 2026-118 (주문 취소 요청)
- Request to Change Delivery Date – PO No. 2026-118 (납기 변경 요청)
- Urgent: Change to PO No. 2026-118 before shipment (출고 전 급한 변경)
주문을 통째로 취소할 때는 어떻게 쓰나요?
'취소하고 싶다'보다 '취소가 가능한지'를 먼저 묻는 말투로 써요. 이미 생산을 시작했을 수 있어서, 처음부터 통보하듯 쓰면 거래처가 곤란해해요.
취소 비용이 생기는지도 꼭 물어보세요. 'Please let us know if there are any cancellation charges.' 한 줄이면 나중에 생각지 못한 청구를 막을 수 있어요.
Dear Ms. Lee, / I'm writing regarding PO No. 2026-118, placed on October 5. / Due to a change in our project schedule, we would like to ask if it is possible to cancel this order. / Please let us know if production has already started and if there are any cancellation charges. / Could you reply by Wednesday, October 28? / We're sorry for the inconvenience and appreciate your understanding. / Best regards, Minjun Park (10월 5일에 넣은 2026-118 주문 건이에요. 프로젝트 일정이 바뀌어 이 주문을 취소할 수 있는지 여쭤봐요. 생산이 이미 시작됐는지, 취소 비용이 있는지 알려 주세요. 10월 28일 수요일까지 답 주실 수 있을까요? 번거롭게 해 드려 죄송하고 이해해 주셔서 감사해요.)
수량을 줄이거나 늘릴 때는 어떻게 쓰나요?
바꾸기 전과 후 수량을 'from 500 to 300 units'처럼 한 줄에 나란히 적어요. '200개 줄여 주세요'만 쓰면 남는 수량을 거래처가 다시 계산해야 하고, 그 사이에 실수가 생겨요.
줄일 때는 단가가 바뀌는지, 늘릴 때는 같은 납기에 맞출 수 있는지를 같이 물어보세요. 최소 주문 수량(MOQ)이 있는 품목이면 줄인 수량이 그 아래로 내려가지 않는지도 확인해야 해요.
품목이 여러 개면 표처럼 줄을 나눠 쓰세요. 'Item A: 500 → 300 units / Item B: no change'처럼 바뀌지 않는 품목도 '변경 없음'으로 적어 두면 헷갈리지 않아요.
[줄이기] Regarding PO No. 2026-118, we would like to change the quantity of Item A from 500 to 300 units. Item B stays the same. Could you confirm whether the unit price changes and whether this is above your MOQ? (2026-118 주문의 A 품목 수량을 500개에서 300개로 바꾸고 싶어요. B 품목은 그대로예요. 단가가 바뀌는지, 최소 주문 수량 이상인지 확인해 주시겠어요?) [늘리기] We would like to increase Item A from 500 to 800 units. Would it be possible to ship all 800 units by the original delivery date of November 20? If not, could you let us know the earliest date? (A 품목을 500개에서 800개로 늘리고 싶어요. 800개 모두 원래 납기인 11월 20일에 보낼 수 있을까요? 어렵다면 가장 빠른 날짜를 알려 주세요.)
납기나 품목을 바꿀 때는 어떻게 쓰나요?
납기를 바꿀 때는 원래 날짜와 바라는 날짜를 둘 다 적어요. 'from November 20 to December 4'처럼요. 늦춰 달라는 부탁이면 보관 비용이 생기는지 물어보는 것도 잊지 마세요.
색상·사양 같은 품목 변경은 제품 코드까지 적어야 정확해요. 'Change Item A from black (Code A-01) to white (Code A-02)'처럼 이름과 코드를 같이 쓰면 잘못 만들 일이 줄어요.
[납기] Could we change the delivery date for PO No. 2026-118 from November 20 to December 4? Please let us know if there are any storage fees. (2026-118 주문 납기를 11월 20일에서 12월 4일로 바꿀 수 있을까요? 보관 비용이 있다면 알려 주세요.) [품목] We would like to change Item A from black (Code A-01) to white (Code A-02). The quantity stays at 500 units. Is this possible at this stage? (A 품목을 검정(A-01)에서 흰색(A-02)으로 바꾸고 싶어요. 수량은 500개 그대로예요. 지금 단계에서 가능할까요?)
거래처가 답하면 어떻게 마무리하나요?
바뀐 내용을 한 번 더 정리해 확인 메일을 보내요. 'To confirm, the new quantity is 300 units and the delivery date stays November 20.'처럼 최종 숫자를 다시 적으면 양쪽 기록이 맞아요.
거래처가 비용을 말했다면 그 금액을 받아들이는지 분명히 적으세요. 'We accept the cancellation charge.' 또는 'Let me check internally and get back to you by Friday.'처럼요. 애매하게 'OK'만 보내면 나중에 서로 다르게 기억해요.
거래처가 변경을 받아 준 뒤에는 짧게 고마움을 표현하세요. 'Thank you for your flexibility.' 한 줄이 다음 주문 때 부탁을 들어주기 쉽게 만들어요.
Thank you for your quick reply. / To confirm, the new quantity for Item A is 300 units, and the delivery date stays November 20. / We'll send the revised PO by tomorrow. / Thank you for your flexibility. (빠른 답장 감사해요. 다시 확인하면 A 품목 새 수량은 300개, 납기는 11월 20일 그대로예요. 수정 발주서는 내일까지 보낼게요. 맞춰 주셔서 감사해요.)
메일로 해결이 안 되면 전화나 화상으로 어떻게 말하나요?
출고가 내일처럼 급하면 메일을 보낸 뒤 바로 전화해서 'I just sent you an email about PO No. 2026-118.'로 시작해요. 메일 내용을 다시 다 말할 필요 없이, 메일을 봐 달라는 말과 급한 이유 한 줄이면 돼요.
통화에서 정한 건 다시 메일로 남기세요. 'As we discussed on the phone, …'로 시작하는 짧은 메일 한 통이면 기록이 남아요.
이런 통화가 자주 있다면 짧은 1:1 전화영어로 미리 연습해 두면 덜 긴장돼요. 파워잉글리쉬 비즈니스 교재에는 이메일 교재가 따로 있고, 수업 뒤 쓴 메일을 영작으로 올리면 담당 강사가 24시간 안에 첨삭해 줘요. 전화 10분 주5회는 3개월 등록 기준 월 81,700원이에요.
주문 변경 영어 메일 보내기 전 체크리스트
메일을 보내기 전에 아래 항목을 하나씩 확인하세요. 하나라도 빠지면 거래처가 다시 물어봐서 답이 하루씩 늦어져요.
- 제목에 주문번호(PO No.)와 'Change' 또는 'Cancellation'이 들어 있다
- 본문 첫 줄에 주문번호와 처음 주문한 날짜를 적었다
- 바꾸기 전과 후 숫자를 'from ___ to ___'로 나란히 적었다
- 바뀌지 않는 품목은 'no change'로 따로 적었다
- 제품 이름과 코드를 같이 적었다
- 이유는 한 줄로 짧게 적었다
- '가능한지' 묻는 말투(Would it be possible / We would like to ask if)로 썼다
- 취소·변경 비용, 단가 변동, 보관 비용을 물어봤다
- 새 납기나 가장 빠른 출고일을 물어봤다
- 답을 받고 싶은 날짜를 요일과 함께 적었다
- 답을 받으면 최종 숫자를 다시 적어 확인 메일을 보낸다
자주 묻는 질문
주문 변경 영어 메일 제목은 뭐라고 써요?
주문 취소를 영어로 정중하게 요청하려면요?
수량을 줄여 달라고 할 때 주의할 점이 있어요?
이미 생산이 시작됐으면 어떻게 써요?
납기를 미뤄 달라고 할 때는요?
변경 이유를 자세히 써야 하나요?
거래처가 비용이 든다고 하면 뭐라고 답해요?
급해서 전화로 말해야 할 때는요?
영어 메일 첨삭을 받을 수 있는 곳이 있나요?
확인한 자료
- 파워잉글리쉬 수강신청·수업 안내 · 2026-09-30 확인