해외 거래처에 밀린 대금을 정중하게 요청하는 영어 결제 독촉 메일 예문

밀린 대금을 처음 요청할 때 첫 문장은 어떻게 쓰나요?

'This is a friendly reminder that invoice #1024 was due on October 10.'(송장 1024번의 지급 기한이 10월 10일이었다는 점을 알려 드립니다)처럼 송장 번호와 기한부터 쓰면 돼요. 첫 메일은 상대가 일부러 안 낸 게 아니라 놓쳤다고 여기고 쓰는 게 기본이에요.

'friendly reminder'는 독촉이라는 말을 부드럽게 바꾼 표현이라 영어권 실무에서 첫 메일에 가장 많이 써요. 'You haven't paid'(돈을 안 내셨네요)처럼 상대를 주어로 한 문장은 탓하는 느낌이 들어서 첫 메일에는 피해요.

이미 보냈는데 아직 안 들어왔을 수도 있으니 'If you have already sent the payment, please disregard this email.'(이미 보내셨다면 이 메일은 무시해 주세요)을 끝에 한 줄 넣으면 관계가 상하지 않아요.

• This is a friendly reminder that invoice #1024 was due on October 10. — 송장 1024번 지급 기한이 10월 10일이었음을 알려 드립니다.
• I'm writing to follow up on invoice #1024. — 송장 1024번 건으로 확인차 연락드립니다.
• Our records show that we have not yet received payment for invoice #1024. — 저희 기록상 송장 1024번 대금이 아직 들어오지 않았습니다.
• Could you please check on the status of this payment? — 이 결제가 어떻게 진행되고 있는지 확인해 주시겠어요?
• If you have already sent the payment, please disregard this email. — 이미 보내셨다면 이 메일은 무시해 주세요.

메일에 꼭 넣어야 할 정보는 무엇인가요?

송장 번호, 금액과 통화, 원래 지급 기한, 송장 첨부, 입금 계좌 정보 다섯 가지예요. 이 중 하나라도 빠지면 상대 회계 담당자가 다시 물어봐야 해서 하루 이틀이 그냥 지나가요.

금액은 'USD 4,800' 처럼 통화를 앞에 붙이거나 '4,800 US dollars'로 써서 헷갈리지 않게 해요. 날짜는 'October 10' 처럼 달 이름을 영어로 쓰면 미국식·영국식 날짜 순서 때문에 생기는 오해가 없어요.

거래처 담당자가 바뀌었을 수도 있으니, 처음 메일을 받는 사람이 앞뒤 사정을 몰라도 이 메일 하나만 보고 처리할 수 있게 쓰는 게 좋아요.

결제 독촉 메일에 넣을 정보와 영어 표현

메일 제목에도 송장 번호를 넣어 두면 상대가 받은편지함에서 바로 찾을 수 있어요.

답이 없으면 2차 메일은 어떻게 쓰나요?

2차 메일에서는 지급 예정일을 직접 물어요. 'Could you let me know when we can expect the payment?'(언제쯤 지급받을 수 있을지 알려 주시겠어요?)처럼 상대가 날짜로 답하게 만드는 질문이 핵심이에요.

첫 메일을 보냈다는 사실을 'I sent a reminder on October 15, but I haven't heard back yet.'(10월 15일에 안내 메일을 드렸는데 아직 답을 받지 못했어요)으로 짧게 적어요. 탓하는 말이 아니라 사실만 적는 거예요.

혹시 송장 내용에 문제가 있어서 미루는 거라면 그것부터 풀어야 하니 'If there is any issue with the invoice, please let me know.'(송장에 문제가 있다면 알려 주세요)도 꼭 넣어요.

• I sent a reminder on October 15, but I haven't heard back yet. — 10월 15일에 안내 메일을 드렸는데 아직 답을 받지 못했어요.
• Could you let me know when we can expect the payment? — 언제쯤 지급받을 수 있을지 알려 주시겠어요?
• If there is any issue with the invoice, please let me know. — 송장에 문제가 있다면 알려 주세요.
• Is there anything you need from us to process the payment? — 결제 처리에 저희 쪽에서 필요한 게 있을까요?
• We would appreciate it if payment could be made by October 31. — 10월 31일까지 지급해 주시면 감사하겠습니다.

그래도 답이 없으면 3차 메일은 얼마나 단호하게 쓰나요?

말투는 그대로 정중하게 두고, 기한과 다음 조치만 분명하게 적어요. 'If we do not receive payment by November 7, we will need to put further orders on hold.'(11월 7일까지 지급되지 않으면 추가 주문 진행을 멈춰야 합니다)처럼 '언제까지, 안 되면 무엇'을 한 문장에 담아요.

이 단계에서는 담당자 한 사람에게만 보내지 말고 회계 담당 메일 주소나 상대 쪽 상급자를 참조(cc)에 넣는 경우가 많아요. 'I've copied our finance team on this email.'(이 메일에 저희 재무팀을 참조로 넣었습니다)처럼 누구를 넣었는지 밝혀요.

계약서에 연체 이자나 위약 조건이 적혀 있다면 그 조항을 그대로 옮겨 적고, 계약에 없는 조건을 새로 만들어 내세우지는 않아요. 법적 절차를 말해야 할 정도라면 메일 문장보다 회사 법무나 전문가와 먼저 이야기하는 편이 안전해요.

메일 제목은 단계마다 어떻게 바꾸나요?

제목에 송장 번호를 넣고, 단계가 올라갈수록 'Reminder' → 'Second Reminder' → 'Final Notice' 처럼 바꿔요. 상대가 제목만 보고도 몇 번째 연락인지 알 수 있어요.

제목에 'URGENT!!!' 처럼 대문자와 느낌표를 쓰면 스팸으로 걸러지거나 무례해 보일 수 있어요. 급하다는 건 제목이 아니라 본문의 날짜로 보여 주는 편이 나아요.

• 1차: Payment Reminder – Invoice #1024 — 결제 안내 – 송장 1024번
• 2차: Second Reminder – Invoice #1024 (Due October 10) — 두 번째 안내 – 송장 1024번 (기한 10월 10일)
• 3차: Final Notice – Overdue Invoice #1024 — 최종 안내 – 기한 지난 송장 1024번
• 답이 온 뒤: Re: Payment Schedule for Invoice #1024 — 송장 1024번 지급 일정 관련 회신

거래처가 나눠 내겠다고 하면 어떻게 답하나요?

받아들일 거라면 금액과 날짜를 회차마다 적어서 다시 확인 메일을 보내요. 'To confirm, the payment will be made in two installments: USD 2,400 by October 31 and USD 2,400 by November 30.'(확인차 말씀드리면, 10월 31일까지 2,400달러, 11월 30일까지 2,400달러 두 번에 나눠 지급하시는 거죠)처럼 써요.

말로 합의한 내용은 나중에 기억이 다를 수 있어서, 통화로 정했더라도 메일로 한 번 더 남겨 두는 게 좋아요. 마지막에 'Please reply to confirm.'(확인 회신 부탁드립니다)를 넣으면 상대가 동의한 기록이 남아요.

바로 정하기 어렵다면 'Let me check with our finance team and get back to you by Friday.'(재무팀과 확인하고 금요일까지 답드릴게요)로 시간을 벌어도 돼요.

이런 메일을 쓰고 통화로도 말하려면 어떻게 연습하나요?

아래 3단계 예문에 우리 회사 송장 번호와 날짜를 넣어 써 본 뒤, 강사에게 첨삭을 받으면 돼요. 메일에 답이 없을 때는 결국 전화로 물어봐야 하는데, 같은 내용을 소리 내어 말해 보면 통화 준비도 같이 돼요.

파워잉글리쉬는 필리핀 강사와 1:1로 전화영어·화상영어를 하고, 수업 뒤 숙제나 자유 영작을 올리면 담당 강사가 24시간 안에 첨삭해 줘요. 비즈니스 과정에는 패턴·대화·이메일·심화로 나뉜 교재가 20권 있어서, 거래처 메일과 통화를 수업에서 같이 다룰 수 있어요.

전화영어는 수업이 녹음되고 파일을 2주 동안 받아 둘 수 있어서, 독촉 통화를 연습한 수업을 다시 들으며 말투를 점검하기 좋아요. 처음이라면 무료 레벨테스트로 지금 수준부터 확인해 보세요.

자주 묻는 질문