해외 고객사가 공장 감사를 온다면, 품질·환경 담당자는 영어를 무엇부터 준비할까요?

고객사 감사 영어는 무엇부터 준비하나요?

감사원이 반드시 묻는 질문에 짧게 답하는 연습부터 하세요. 품질 관리 방법, 부적합품 처리, 교육 기록, 변경 관리, 환경·안전 관리처럼 감사마다 거의 같은 질문이 나와요.

고객사 감사에서 영어를 잘한다는 건 길게 설명한다는 뜻이 아니에요. 질문을 정확히 알아듣고, 물은 것에만 답하고, 근거 서류를 바로 보여 주는 것이에요. 말이 길어지면 묻지 않은 내용까지 나와서 오히려 새 질문이 생겨요.

이 글은 해외 고객사의 공장 감사(실사)를 맞는 품질·환경·안전 담당자를 위한 글이에요. 어떤 기준으로 감사를 받는지는 고객사와 회사마다 다르니, 내용 준비는 회사 지침을 따르고 여기서는 영어로 말하는 부분만 다뤄요.

감사 당일은 어떤 순서로 흘러가고, 순서마다 무슨 말을 하나요?

보통 시작 회의 → 서류 확인 → 현장 투어 → 지적 사항 정리 → 마무리 회의 순서예요. 순서마다 쓰는 말이 정해져 있어서, 이 다섯 장면만 준비해도 하루 대부분을 버틸 수 있어요.

고객사마다 순서가 조금씩 다르니, 감사 계획서(audit plan)를 미리 받아 장면별로 표현을 붙여 두세요. 회사 소개나 공정 설명처럼 내가 먼저 말하는 부분은 대본으로 써 두고 소리 내어 연습하면 돼요.

공장 감사 순서별로 쓰는 영어

감사 계획서를 받으면 순서별로 내가 말할 문장을 두세 개씩 적어 두세요. 수업에서 강사에게 감사원 역할을 부탁하고 같은 순서로 연습하면 돼요.

감사원 질문에는 어떻게 답해야 하나요?

결론 한 문장, 근거 기록, 직접 보여 주기 순서로 답하세요. 'Yes, we do. Here is the record. Let me show you.'처럼 세 마디면 대부분의 질문이 끝나요.

예를 들어 'How do you handle nonconforming products?'(부적합품은 어떻게 처리하나요?)라는 질문에는 'We separate them in the red area, record them, and review them every week. Here is the log.'처럼 처리 순서를 동사로 짧게 말하고 기록을 내밀면 돼요.

묻지 않은 내용은 먼저 꺼내지 마세요. 설명이 길어지면 앞뒤가 맞지 않는 말이 나오기 쉽고, 감사원은 그 부분을 다시 물어요. 짧게 답하고 감사원이 더 묻게 두는 편이 안전해요.

• 한다/안 한다를 먼저: Yes, we check it every shift.
• 얼마나 자주: We calibrate this gauge every six months.
• 누가: The line leader checks it and the QC team reviews it.
• 기록 보여 주기: Here is the record. This is the latest one.
• 어디서: I can show you on the floor during the tour.

질문을 못 알아듣거나 답을 모르면 어떻게 하나요?

못 알아들었으면 바로 되묻고, 모르면 짐작하지 말고 확인해서 알려 드리겠다고 하세요. 감사에서 가장 위험한 건 영어가 서툰 게 아니라 잘못 알아듣고 틀린 답을 하는 거예요.

되물을 때는 'Sorry, could you say that again?'보다 'Do you mean the incoming inspection or the final inspection?'처럼 내가 이해한 내용을 넣어 확인하면 더 빨라요. 감사원도 질문을 다시 정리해 줘요.

답을 모르면 'Let me check with the person in charge and get back to you before the closing meeting.'처럼 누구에게 확인하고 언제 답할지까지 말하세요. 약속한 시간 안에 답을 주면 그 자체로 관리가 잘 된다는 인상을 줘요.

지적 사항이 나오면 영어로 어떻게 받나요?

먼저 무엇이 부족한지 정확히 확인하고, 받아 적은 뒤, 원인·조치·날짜로 답하세요. 그 자리에서 변명하거나 따지면 대화가 길어지고 인상만 나빠져요.

지적을 받으면 'I understand. Could you show me the requirement?'로 근거를 확인하세요. 감사원이 보는 기준과 우리가 이해한 기준이 다를 수도 있어서, 어느 조항인지 묻는 건 따지는 게 아니라 정확히 고치려는 확인이에요.

조치는 'We will find the root cause, fix it, and send you the evidence by the 20th.'처럼 원인 찾기 → 고치기 → 증빙 보내기 순서로 말하면 돼요. 날짜를 약속할 수 없으면 'I will confirm the date with my manager today.'라고 하세요.

• 확인: Just to confirm, the issue is that the training record is missing a signature?
• 인정: Thank you for pointing that out. We will look into it.
• 당장 할 일: We can correct the label today.
• 계획 약속: We will send you a corrective action plan within two weeks.
• 이미 고친 경우: We found this last month and here is what we changed.

현장 투어에서 환경·안전 관리는 어떻게 설명하나요?

보이는 것을 가리키며 '무엇을, 어떻게, 얼마나 자주'를 한 문장씩 말하세요. 현장에서는 감사원이 직접 보고 있으니, 긴 설명보다 손으로 가리키며 짧게 말하는 게 잘 통해요.

환경 담당자는 폐기물 보관, 화학물질 보관, 폐수·배기 관리, 비상 대응을 자주 질문받아요. 'We separate the waste here and an approved company collects it every week.', 'All chemicals are labeled and stored in this locked area.'처럼 장소마다 한 문장씩 준비해 두세요.

투어 중에는 소음 때문에 질문이 잘 안 들릴 때가 많아요. 'It's a bit noisy here. Can we talk over there?'처럼 조용한 곳으로 옮기자고 말하는 표현도 함께 연습해 두면 좋아요.

1:1 전화·화상영어로 감사 준비를 어떻게 하나요?

감사 계획서와 예상 질문을 가져가 강사에게 감사원 역할을 부탁하는 역할극이 가장 빨라요. 파워잉글리쉬에는 공장 감사 전용 과정은 없어서, 비즈니스 과정이나 프리토킹 과정에서 내가 준비한 장면을 연습하는 방식이에요.

강사가 예상 질문을 하고 내가 짧게 답하면, 강사가 더 분명한 표현으로 고쳐 줘요. 처음에는 질문 순서를 알려 주고, 익숙해지면 순서 없이 갑자기 물어봐 달라고 하면 실제 감사에 가까워져요.

모든 수업에 피드백이 카카오톡으로 오고, 전화영어는 녹음 파일을 2주 동안 받아 볼 수 있어요. 출근길에 내 답을 다시 들어 보면 말이 길어지는 부분이 보여요. 감사 날짜가 가까워지면 남은 수업을 앞당겨 하루 여러 번 몰아 들을 수도 있어요.

감사까지 시간이 얼마 없는데 수업은 얼마나, 얼마에 들어요?

감사가 한두 달 앞이라면 주5회로 매일 장면 하나씩 연습하는 방식이 좋아요. 수업 가능 시간이 아침 6시부터 밤 12시까지라 출근 전이나 퇴근 뒤에 잡을 수 있어요.

답을 길게 말해 보는 연습이 필요하면 화상 25분이나 전화 20분이 맞고, 짧은 답을 매일 입에 붙이는 게 목표라면 전화 10분도 충분해요. 수강 기간은 3개월이 기본이라, 감사가 끝난 뒤에도 고객사 화상회의나 메일 연습으로 이어 가면 돼요.

3개월 등록 기준 월 수강료는 전화 10분 주5회 81,700원, 전화 20분 주5회 127,300원, 화상 25분 주5회 125,400원이에요. 과정과 상관없이 같고, 먼저 무료 레벨테스트로 지금 수준을 확인하고 정하면 돼요.

자주 묻는 질문