해외 프로젝트 킥오프 회의를 맡은 PM, 영어회화는 무엇부터 준비할까요?

킥오프 회의를 맡은 PM은 영어로 무엇부터 준비해야 하나요?

회의를 진행하는 말부터 준비하세요. 발표 내용보다 '시작하겠습니다, 다음은 누구 차례예요, 정리하면 이렇습니다' 같은 말이 먼저예요. 킥오프 회의에서 PM은 발표자이기 전에 진행자라서, 이 말들이 막히면 회의 전체가 멈춰요.

발표 슬라이드는 며칠 걸려서라도 영어로 써 둘 수 있어요. 하지만 상대가 갑자기 질문하거나 일정 이야기가 길어질 때 끊고 정리하는 말은 그 자리에서 입으로 나와야 해요. 그래서 PM 영어회화는 읽는 연습보다 말하는 연습의 비중이 커요.

이 글은 해외 고객사·해외 법인·해외 협력사와 처음 프로젝트를 시작하는 PM, 프로젝트 리더, 기획 담당을 위한 글이에요. 계약 조건이나 법무 검토처럼 전문가가 따로 봐야 하는 부분은 다루지 않았어요.

킥오프 회의는 보통 어떤 순서로 진행되나요?

대개 인사와 소개 → 프로젝트 목적 → 범위 → 일정과 마일스톤 → 역할 → 소통 방식 → 질문 → 다음 할 일 순서로 진행돼요. 회사마다 조금씩 다르지만 큰 흐름은 비슷해요.

순서가 정해져 있다는 건 PM에게 좋은 소식이에요. 순서마다 쓸 문장을 두세 개씩 만들어 두면 회의 대부분을 준비된 말로 끌고 갈 수 있어요. 즉석에서 말해야 하는 건 질문에 답하는 부분 정도예요.

아래 표처럼 순서마다 '내가 할 말'을 한 줄씩 정해 두세요. 문장은 짧을수록 좋아요.

킥오프 회의 순서와 PM이 쓰는 기본 문장

예문 속 날짜와 이름은 예시예요. 내 프로젝트의 실제 일정과 담당자로 바꿔서 연습하세요.

범위와 일정을 말할 때 오해가 생기지 않으려면 어떻게 말하나요?

들어가는 것과 빠지는 것을 둘 다 말하고, 날짜는 요일과 함께 숫자로 말하세요. 'This includes A. It does not include B.'처럼 두 문장으로 나누면 경계가 분명해져요.

킥오프 회의에서 가장 흔한 오해는 범위예요. 우리는 당연히 빠진다고 생각한 일을 상대는 들어간다고 생각하는 경우가 있어요. 그래서 '빠지는 것'을 소리 내어 한 번 더 말해 두는 게 나중에 일을 줄여 줘요.

날짜는 나라마다 쓰는 순서가 달라서 헷갈리기 쉬워요. 'March 15th, Friday'처럼 달 이름을 영어로 말하고 요일을 붙이면, 숫자만 말할 때보다 착오가 적어요. 시간대가 다르면 'Korea time'인지 상대 나라 시간인지도 꼭 붙이세요.

• 포함 말하기: This phase includes the user test.
• 제외 말하기: Data migration is out of scope for now.
• 나중에 다룰 것: We'll discuss that in phase two.
• 날짜 확인: So the deadline is Friday, March 15th, Korea time. Is that right?
• 바뀔 수 있음 알리기: This date may change after the design review.

회의 중 못 알아들었을 때 PM은 어떻게 되묻나요?

못 알아들은 부분만 콕 집어서 다시 물으세요. 'Sorry, could you say the date again?'처럼 무엇을 못 들었는지 말하면 돼요. PM이 되묻는 건 실례가 아니라 회의를 정확하게 만드는 일이에요.

'Sorry?'만 반복하면 상대가 같은 말을 같은 속도로 다시 하는 경우가 많아요. 날짜, 숫자, 이름, 담당자처럼 무엇이 안 들렸는지 붙여서 물으면 그 부분만 천천히 다시 들을 수 있어요.

들은 내용을 내 말로 다시 말해 확인하는 것도 좋은 방법이에요. 'So you mean we need the test report first. Did I get that right?'처럼 말하면, 틀렸을 때 상대가 바로 고쳐 줘요. 이건 영어가 서툴러서가 아니라 PM이 원래 해야 하는 확인이에요.

회의를 마무리하고 할 일을 정리하는 말은 어떻게 하나요?

'누가, 무엇을, 언제까지' 세 가지를 한 문장에 넣어 말하세요. 'Daniel will send the draft by Wednesday.'처럼요. 킥오프 회의가 끝난 뒤 남는 건 결국 이 할 일 목록이에요.

마무리할 때는 할 일을 하나씩 읽고 각 담당자에게 'Is that okay with you?'라고 확인하면 좋아요. 그 자리에서 '네'를 받아 두면 회의록을 보낼 때 다시 다툴 일이 줄어요.

마지막으로 다음 회의 날짜와 회의록을 보낼 시점을 말하고 끝내세요. 'I'll send the meeting notes by tomorrow. Our next meeting is next Tuesday.' 이 두 문장이면 회의가 깔끔하게 닫혀요.

PM 영어회화는 1:1 수업에서 어떻게 연습하나요?

강사에게 해외 고객사 담당자 역할을 부탁하고, 내가 진행자로 킥오프 회의를 처음부터 끝까지 진행해 보세요. 파워잉글리쉬에는 PM 전용 과정은 없어서, 비즈니스 과정이나 프리토킹 과정에서 내 회의 자료를 가져가 연습하는 방식이에요.

비즈니스 교재는 20권이 있고 패턴·대화·이메일·심화로 나뉘어 있어요. 회의 진행 말이 낯설면 패턴과 대화 교재로 기본 문장을 익히고, 익숙해지면 내 프로젝트 자료로 역할극을 하면 돼요. 교재는 마이페이지에서 언제든 직접 바꿀 수 있어요.

강사에게 '중간에 일부러 어려운 질문을 해 달라', '일정에 반대 의견을 내 달라'고 부탁하면 실제 회의에 가까워져요. 모든 수업이 끝나면 카카오톡으로 그날 고칠 표현을 정리해 보내 주니, 회의 전날 한 번에 모아 읽기 좋아요.

회의 날짜가 가까우면 수업을 어떻게 잡나요? 얼마예요?

평소엔 주5회로 꾸준히 하다가, 회의 전 2주는 남은 수업을 당겨 하루 여러 번 몰아 들을 수 있어요. 셀프 스케줄 프로그램에서 마지막 수업을 앞당겨 오늘 듣는 기능을 쓰면 돼요.

회의 자료를 직접 말로 다듬으려면 전화 10분보다 화상 25분이나 전화 20분 이상이 편해요. 화상수업은 강사와 같은 자료를 보면서 말할 수 있어서 슬라이드를 넘기며 연습하기 좋아요. 줌에서 본인이 원하면 녹화해 다시 볼 수 있어요.

3개월 등록 기준 월 수강료는 화상 25분 주5회 125,400원, 주3회 111,150원, 전화 20분 주5회 127,300원, 전화 30분 주5회 169,100원이에요. 과정과 상관없이 같고, 수강 기간은 3개월이 기본이에요. 먼저 무료 레벨테스트로 지금 수준을 보고 정하면 돼요.

자주 묻는 질문