교수님과 전 상사에게 영어 추천서를 부탁하는 메일 예문

추천서를 부탁하는 메일 첫 문장은 어떻게 쓰나요?

'I hope this email finds you well. I'm (이름), and I took your (과목명) class in (학기).'처럼 인사 한 줄 다음에 내가 누구인지부터 밝히면 돼요. 교수님은 해마다 학생을 많이 만나서, 이름만 적으면 누구인지 떠올리기 어려워요.

전 상사라면 'We worked together on (프로젝트) at (회사) from (연도) to (연도).'처럼 함께 일한 시기와 일을 적어요. 그다음 줄에서 바로 무엇에 지원하는지, 마감이 언제인지 밝혀요.

부탁하는 문장은 'Would you be willing to…?'나 'I was wondering if you would be comfortable…'처럼 상대가 거절할 여지를 남기는 말투가 좋아요. 'Please write…'로 시작하면 명령처럼 들려요.

• I hope this email finds you well. — 잘 지내고 계시길 바랍니다.
• I took your Marketing Strategy class in the fall semester of 2024. — 2024년 가을 학기에 교수님의 마케팅 전략 수업을 들었습니다.
• We worked together on the Singapore launch project at ABC from 2022 to 2024. — 2022년부터 2024년까지 ABC에서 싱가포르 출시 프로젝트를 함께 했습니다.
• I'm applying for a master's program in Data Science at (학교). — (학교) 데이터 사이언스 석사 과정에 지원하려고 합니다.
• Would you be willing to write a recommendation letter for me? — 저를 위해 추천서를 써 주실 수 있을까요?

교수님께 보낼 때와 전 상사에게 보낼 때 무엇이 다른가요?

교수님께는 수업에서 보여 준 것(과제·발표·연구), 전 상사에게는 일에서 보여 준 것(맡은 업무·성과·태도)을 떠올리게 하는 게 달라요. 부탁하는 순서와 말투는 거의 같아요.

교수님께는 'Dear Professor (성),'으로 시작하고, 끝까지 존칭을 지켜요. 전 상사와 평소 이름을 부르던 사이라면 'Hi (이름),'으로 시작해도 되지만, 퇴사한 지 오래됐다면 'Dear (이름),'이 무난해요.

유학·대학원 지원이면 교수님 추천서를 먼저 요구하는 곳이 많고, 해외 취업이나 MBA는 일하는 모습을 본 상사의 추천서를 더 찾는 경우가 많아요. 지원하는 곳의 안내문에 누구의 추천서를 원하는지 먼저 확인하세요.

교수님과 전 상사에게 쓰는 표현 비교

괄호 안은 내 사정에 맞게 바꿔 쓰세요. 관계가 가까워도 추천서 부탁은 평소보다 한 단계 정중하게 쓰는 편이 좋아요.

왜 그분에게 부탁하는지도 써야 하나요?

네, 한두 문장이면 충분해요. '그분이 나의 어떤 면을 가장 잘 아는지'를 적으면 상대도 추천서에 무엇을 쓸지 감이 와요.

예를 들어 'Since you supervised my capstone project, I believe you know my research skills better than anyone.'(제 졸업 프로젝트를 지도해 주셨기 때문에 제 연구 역량을 누구보다 잘 아신다고 생각합니다)처럼 써요.

칭찬을 늘어놓을 필요는 없어요. 함께 한 일 하나를 구체적으로 적는 편이 더 진심으로 읽혀요.

• Since you supervised my capstone project, I believe you know my research skills well. — 제 졸업 프로젝트를 지도해 주셔서 제 연구 역량을 잘 아실 거라 생각합니다.
• You saw how I managed the client launch from start to finish. — 고객사 출시를 처음부터 끝까지 맡았던 걸 직접 보셨습니다.
• Your feedback on my presentations helped me grow a lot. — 제 발표에 주신 피드백 덕분에 많이 성장했습니다.

마감이 촉박하면 어떻게 말하나요?

촉박하다는 사실을 먼저 인정하고, 거절해도 괜찮다고 분명히 적어요. 'I realize this is short notice, and I completely understand if you're unable to.'(갑작스러운 부탁인 줄 알고 있고, 어려우시면 충분히 이해합니다)처럼 써요.

보통은 마감 3~4주 전에 부탁해야 상대가 여유 있게 쓸 수 있어요. 2주보다 짧게 남았다면 메일 제목에 마감일을 넣어 상대가 바로 알 수 있게 해요.

이미 써 둔 초안을 보내 드리겠다고 먼저 말하는 건 조심하세요. 학교나 회사에 따라 본인이 쓴 초안을 받지 않는 곳도 있어서, 상대가 요청할 때만 보내는 게 안전해요.

승낙을 받은 뒤에는 무엇을 보내나요?

이력서, 지원하는 곳과 과정, 강조해 주셨으면 하는 점 두세 가지, 제출 방법과 마감일을 한 메일에 모아 보내요. 상대가 여러 메일을 뒤지지 않게 하는 게 가장 큰 배려예요.

제출 방법은 학교나 회사마다 달라요. 지원 사이트에서 추천인에게 링크가 자동으로 가는 곳이 많으니, 'You'll receive an email from (학교) with a link to upload the letter.'(학교에서 추천서 올리는 링크가 담긴 메일이 갈 거예요)처럼 미리 알려 드려요.

메일 제목은 'Recommendation Letter for (학교/회사) – Materials and Deadline'처럼 써 두면 나중에 찾기 쉬워요.

• Thank you so much for agreeing to write a letter for me. — 추천서를 써 주시겠다고 해 주셔서 정말 감사합니다.
• I've attached my resume and a short summary of the program. — 이력서와 지원 과정 요약을 첨부했습니다.
• If possible, I'd appreciate it if you could mention my teamwork on the (프로젝트). — 가능하시면 (프로젝트)에서의 팀워크를 언급해 주시면 감사하겠습니다.
• You'll receive an email from the school with a link to upload the letter. — 학교에서 추천서를 올리는 링크가 담긴 메일이 갈 거예요.
• The deadline is November 14. — 마감일은 11월 14일입니다.

마감이 다가오면 다시 알려 드려도 되나요?

네, 마감 1주 전쯤 짧게 한 번 알려 드리는 건 실례가 아니에요. 바쁜 분일수록 고마워하는 경우가 많아요.

'I just wanted to send a quick reminder that the deadline is next Friday.'(마감이 다음 주 금요일이라 짧게 알려 드립니다)처럼 한두 줄로 쓰고, 제출 링크를 다시 붙여 둬요.

결과가 나오면 붙었든 떨어졌든 꼭 알려 드리세요. 'I wanted to let you know that I was accepted to (학교). Thank you again for your support.'처럼 쓰면 다음에 또 부탁할 일이 생겨도 관계가 이어져요.

이런 메일을 쓰고 전화로도 부탁하려면 어떻게 연습하나요?

아래 예문에 내 사정을 넣어 써 본 뒤 강사에게 첨삭을 받고, 같은 내용을 소리 내어 말해 보면 메일과 통화를 한 번에 준비할 수 있어요. 전 상사에게는 메일보다 짧은 통화나 화상 통화로 먼저 묻는 경우도 있어요.

파워잉글리쉬는 필리핀 강사와 1:1로 전화영어·화상영어를 하고, 수업 뒤 숙제나 자유 영작을 올리면 담당 강사가 24시간 안에 첨삭해 줘요. 첨삭은 수강료에 포함돼 있어요.

비즈니스 과정에는 패턴·대화·이메일·심화로 나뉜 교재가 있고, 유학 면접을 앞뒀다면 영어인터뷰 과정으로 바꿔 들을 수도 있어요. 과정과 상관없이 수강료는 같고, 처음이라면 무료 레벨테스트로 지금 수준부터 확인해 보세요.

자주 묻는 질문