회사에서 외국인 전화를 처음 받았을 때, 첫마디부터 메모 남기기까지 무엇을 말하면 될까요?

외국인 전화를 받으면 첫마디는 뭐라고 하나요?

'Good morning, (회사 이름). This is (내 이름) speaking. How can I help you?' 한 줄이면 돼요. 회사 이름과 내 이름을 먼저 말하면 상대가 전화를 제대로 걸었는지 바로 알 수 있어요.

오후라면 Good afternoon 으로 바꾸고, 부서 전화라면 회사 이름 뒤에 부서 이름을 넣어요. 'Good afternoon, (회사 이름), (Sales team).'처럼요.

첫마디를 영어로 말하면 상대는 내가 영어로 응대할 수 있다고 보고 빠르게 말하기 시작해요. 그래서 첫마디 뒤에 바로 받아 적을 준비를 해 두는 게 좋아요.

• 오전: Good morning, (회사 이름). This is (Jiyoung) speaking.
• 오후: Good afternoon, (회사 이름), (Sales team).
• 용건 묻기: How can I help you?
• 짧게 받기: (회사 이름), (Jiyoung) speaking.

상대가 누구를 찾는지 못 알아들으면 어떻게 하나요?

'Sorry, who would you like to speak to?'로 한 번 더 묻고, 그래도 모르겠으면 'Could you spell the name for me?'로 철자를 받으세요. 사람 이름은 원어민끼리도 철자로 확인하는 일이 많아서 물어보는 게 어색하지 않아요.

상대 이름과 회사도 이때 같이 받아요. 'May I have your name, please?', 'And which company are you calling from?' 두 문장이면 돼요.

말이 너무 빠르면 'Could you speak a little more slowly, please?'라고 부탁하세요. 정중하게 부탁하면 대부분 천천히 다시 말해 줘요.

찾는 사람과 상대 정보를 받는 표현

May I ask what this is about? 는 담당자에게 연결하기 전에 용건을 알아 두는 말이에요.

담당자에게 연결할 때는 뭐라고 하나요?

'One moment, please. I'll put you through to (Mr. Park).'라고 말하고 연결하면 돼요. put you through 는 전화를 돌려 준다는 뜻으로 회사 전화에서 가장 많이 쓰는 말이에요.

연결하기 전에 담당자에게 우리말로 '○○회사 ○○ 님이 ○○ 건으로 전화하셨어요'라고 한 줄 전해 주면, 담당자가 영어로 바로 이어 받기 쉬워요.

돌려 주다가 끊길까 걱정되면 'If we get cut off, I'll call you back. Could I have your number?'라고 먼저 번호를 받아 두세요.

• 잠깐 기다려 달라고: One moment, please. / Please hold.
• 연결: I'll put you through to (Mr. Park).
• 끊길 때를 대비: If we get cut off, I'll call you back. Could I have your number?
• 연결됐을 때 담당자에게: (Ms. Smith) from (ABC) is on line one.

담당자가 자리에 없으면 어떻게 말하나요?

'I'm sorry, (Mr. Park) is not at his desk right now. Can I take a message?'라고 하면 돼요. 자리에 없는 이유를 자세히 말할 필요는 없어요. 회의 중이면 in a meeting, 외근이면 out of the office 정도만 붙이면 충분해요.

언제 돌아오는지 알면 'He'll be back around (3 p.m.).'처럼 알려 주세요. 모르면 지어내지 말고 'I'm not sure when he'll be back.'이라고 솔직하게 말하는 게 나아요.

상대가 메모 대신 이메일을 원할 수도 있어요. 그때는 'Would you like his email address instead?'라고 물어보세요.

담당자가 없을 때 쓰는 표현

돌아오는 시간을 모르면 지어내지 말고 I'm not sure when he'll be back. 이라고 하세요.

메모는 무엇을 받아 적어야 하나요?

상대 이름(철자), 회사, 전화번호, 용건, 다시 전화해 달라는지 이 다섯 가지면 돼요. 이 다섯 가지가 있으면 담당자가 돌아와서 바로 전화를 걸 수 있어요.

전화번호는 국가번호부터 받아요. 'Could I have your number, including the country code?'라고 물으면 돼요. 숫자는 받아 적은 뒤 반드시 한 번 불러서 확인하세요.

용건은 한 단어라도 괜찮아요. invoice(청구서), delivery(배송), meeting(회의), quote(견적)처럼 핵심 단어만 적어도 담당자가 알아들어요.

• 이름: May I have your name? Could you spell that?
• 회사: Which company are you with?
• 번호: Could I have your number, including the country code?
• 용건: What should I tell him it's about?
• 회신 여부: Would you like him to call you back?

끊기 전에는 무엇을 확인하나요?

받아 적은 이름·번호·용건을 'Let me read that back to you.'라고 말한 뒤 한 번 되풀이하세요. 숫자 하나, 철자 하나가 틀리면 담당자가 다시 연락을 못 하니 이 단계가 가장 중요해요.

되풀이할 때는 숫자를 두세 개씩 끊어 읽으면 상대가 맞는지 확인하기 쉬워요. 'Plus four four, seven nine one one, ...'처럼요.

마지막은 'I'll make sure he gets the message. Thank you for calling.'으로 끝내면 정중하게 마무리돼요.

• 되풀이 시작: Let me read that back to you.
• 확인: So that's (Emma Clark) from (ABC), and your number is (…). Is that right?
• 전달 약속: I'll make sure he gets the message.
• 마무리: Thank you for calling. Have a nice day.

영어 전화 받기는 어떻게 미리 연습하나요?

아래 대본 양식을 내 회사 이름으로 채운 뒤, 전화영어 수업에서 강사에게 외국인 거래처 역할을 부탁해 보세요. 얼굴 없이 목소리만 듣고 받아 적는 연습은 실제 회사 전화와 상황이 가장 비슷해요.

처음에는 강사에게 천천히 말해 달라고 하고, 익숙해지면 이름 철자와 전화번호를 빠르게 불러 달라고 부탁하세요. 파워잉글리쉬 전화영어는 수업 녹음 파일을 2주 동안 보관해 줘서, 받아 적다 놓친 숫자를 다시 들으며 맞춰 볼 수 있어요.

3개월 등록 기준 월 수강료는 전화 10분 주5회 81,700원, 전화 20분 주3회 117,800원이에요. 수업 가능 시간은 아침 6시부터 밤 12시까지라 출근 전에 짧게 연습하기 좋아요.

자주 묻는 질문