해외 바이어의 한국 방문 일정을 영어 안내 메일 한 통에 정리하는 법

바이어 방문 일정 안내 메일에는 무엇을 넣어야 하나요?

일정표, 마중과 숙소, 참석자와 안건, 식사, 비상 연락처 다섯 가지예요. 바이어는 출장 전에 이 메일 한 통을 출력하거나 휴대폰에 저장해 두고 다녀요.

그래서 여러 메일에 나눠 보내기보다 한 통에 모으는 게 좋아요. 바뀐 내용이 생기면 같은 메일에 답장으로 고쳐 보내야 바이어가 최신 일정을 찾기 쉬워요.

메일을 보내기 전에 바이어 쪽에서 몇 명이 오는지, 이름과 직책이 무엇인지 먼저 확인하세요. 참석자 명단이 있어야 미팅실과 식당 예약 인원을 맞출 수 있어요.

• Could you let us know who will be joining the visit, with their names and titles? — 방문하시는 분들의 이름과 직책을 알려 주시겠어요?
• Could you share your flight details so we can arrange airport pickup? — 공항 마중을 준비할 수 있게 항공편을 알려 주시겠어요?
• Is there anything in particular you would like to see or discuss during the visit? — 방문 중에 꼭 보고 싶거나 이야기하고 싶은 것이 있으신가요?

일정표는 영어로 어떻게 적나요?

날짜와 시간, 장소, 내용, 우리 쪽 담당자를 한 줄에 적으면 돼요. 시간은 오전·오후를 a.m./p.m.으로 쓰거나 24시간제로 통일하세요.

이동 시간도 일정에 넣어 두면 바이어가 하루가 얼마나 빡빡한지 알 수 있어요. 서울에서 지방 공장으로 가는 날은 출발 시간을 꼭 따로 적어요.

바이어 방문 일정표 영어 예시 (2박 3일)

표의 시간·장소·이름은 예시예요. 실제 일정에 맞게 바꾸고, 바이어가 머무는 호텔에서 회사까지 걸리는 시간도 확인해 넣으세요.

공항 마중과 호텔 안내는 어떻게 쓰나요?

누가, 어디서, 어떤 표시로 기다리는지와 호텔 영어 주소를 적으면 돼요. 처음 한국에 오는 바이어는 입국장에서 마중 나온 사람을 찾는 게 가장 걱정이에요.

호텔은 이름만 쓰지 말고 영어 주소와 체크인 시간을 같이 적어 두세요. 혹시 마중이 엇갈려도 택시로 바로 갈 수 있어요.

• Our colleague Minsu Kang will meet you at the arrival hall of Terminal 1, holding a sign with your name. — 강민수 씨가 1터미널 입국장에서 이름이 적힌 안내판을 들고 기다릴 거예요.
• If your flight is delayed, please don't worry. We will check the arrival time and wait for you. — 항공편이 늦어져도 걱정하지 마세요. 도착 시간을 확인하고 기다리겠습니다.
• We have booked a room for you at the hotel below. Check-in is from 3 p.m. — 아래 호텔에 객실을 예약해 두었어요. 체크인은 오후 3시부터예요.
• The hotel is about 15 minutes by car from our office. We will pick you up at 8:30 a.m. each morning. — 호텔에서 회사까지 차로 15분 정도예요. 매일 아침 8시 30분에 모시러 가겠습니다.

미팅 참석자와 안건은 어떻게 알리나요?

미팅마다 우리 쪽 참석자 이름·직책과 다룰 안건을 두세 줄로 적어요. 바이어도 그에 맞춰 자료와 질문을 준비할 수 있어요.

안건은 바이어에게 더 넣고 싶은 게 있는지 물어보는 문장으로 끝내면 좋아요. 미팅 당일에 예상 못 한 질문이 줄어요.

• Day 2 meeting attendees: Director Park (Sales), Ms. Yoon (R&D), Mr. Kang (Sales). — 둘째 날 미팅 참석자: 영업 박 이사, 연구개발 윤 과장, 영업 강 대리.
• Agenda: 1) Company overview 2) New product line 3) Sample review. — 안건: 1) 회사 소개 2) 신제품 3) 샘플 검토.
• Please let us know if you would like to add anything to the agenda. — 안건에 더하고 싶은 것이 있으면 알려 주세요.
• We will prepare samples of the items you mentioned in your last email. — 지난 메일에 말씀하신 품목의 샘플을 준비해 두겠습니다.

식사 자리와 공장 견학 준비는 어떻게 물어보나요?

못 먹는 음식과 공장 견학 때 필요한 준비물은 메일을 보내기 전에 먼저 물어봐요. 종교나 건강 때문에 못 먹는 음식이 있는데 미리 묻지 않으면 저녁 자리가 어색해져요.

공장 견학이 있다면 복장과 안전 수칙을 일정 메일에 같이 적어 두세요. 운동화가 필요한지, 사진 촬영이 되는지 같은 것들이에요.

• Do you have any dietary restrictions or food allergies we should know about? — 저희가 알아야 할 식사 제한이나 음식 알레르기가 있으신가요?
• Would you like to try Korean food, or would you prefer something else? — 한국 음식을 드셔 보시겠어요, 아니면 다른 음식이 좋으신가요?
• For the factory tour, please wear closed-toe shoes. We will provide safety helmets and gowns. — 공장 견학 때는 앞이 막힌 신발을 신어 주세요. 안전모와 가운은 저희가 준비합니다.
• Please note that photos are not allowed inside the production area. — 생산 구역 안에서는 사진 촬영이 안 되는 점 양해 부탁드려요.

일정이 바뀌면 어떻게 다시 알리나요?

바뀐 줄만 짚어 알리고, 고친 일정표 전체를 다시 붙여 보내요. 바뀐 부분만 보내면 바이어가 두 메일을 맞춰 보느라 헷갈려요.

제목 앞에 Updated 를 붙이고, 본문 첫 줄에 무엇이 바뀌었는지 한 문장으로 적어요.

바이어가 온 날 말로 안내하는 영어는 어떻게 연습하나요?

메일에 쓴 일정을 그대로 말로 바꿔 소리 내 보는 게 가장 빨라요. 공항 마중, 차 안 대화, 미팅 시작 인사, 공장 설명처럼 장면을 나눠 연습하면 돼요.

Welcome to Korea! How was your flight? / Today we'll start with a short presentation, and then we'll head to the factory. 같은 문장은 한 번 입에 붙으면 당일에 긴장을 크게 줄여 줘요.

파워잉글리쉬 1:1 수업에서는 비즈니스 과정으로 강사가 바이어 역할을 맡아 장면별로 연습할 수 있어요. 같은 강사가 계속 맡는 고정 담임제라 지난 수업에서 막힌 표현을 이어서 다시 연습하기 좋고, 방문 날짜가 가까우면 남은 수업을 앞당겨 하루에 여러 번 들을 수도 있어요.

자주 묻는 질문