외국인 의뢰인의 통관 서류를 다루는 관세사무소 직원이 쓰는 영어회화

관세사무소 직원에게 필요한 영어는 어떤 장면인가요?

서류 요청, 빠진 서류 안내, 품목 확인, 진행 상황 알림, 비용·일정 안내 다섯 장면이에요. 대부분 전화나 이메일로 오가고, 같은 말을 여러 의뢰인에게 되풀이해요.

외국인 의뢰인은 한국 통관 절차를 잘 모르는 경우가 많아요. 그래서 직원이 먼저 '무엇이 필요하고, 왜 필요하고, 언제까지 보내야 하는지'를 짧게 정리해 주는 게 일의 대부분이에요.

Commercial invoice, packing list, bill of lading 같은 서류 이름은 업무하면서 이미 익숙한 분이 많아요. 막히는 건 그 단어를 넣어서 정중하게 요청하고, 늦어지면 재촉하고, 모르는 질문을 넘기는 문장이에요.

• 서류 요청: 어떤 서류가 필요한지, 언제까지인지
• 빠진 서류 안내: 무엇이 빠졌고 왜 다시 받아야 하는지
• 품목 확인: 물건이 무엇이고 어디에 쓰는지 묻기
• 진행 상황: 지금 어느 단계인지, 다음은 무엇인지
• 비용·일정: 금액은 정해지면 알려 준다는 것, 예상 일정

외국인 의뢰인을 응대할 때 가장 어려운 건 뭔가요?

전화로 빠르게 들어오는 질문을 놓치는 것, 그리고 직원이 답할 수 없는 판단 질문을 받는 것이 가장 어려워요.

품목 분류나 세율처럼 관세사의 판단이 필요한 질문은 직원이 그 자리에서 답하지 않는 게 맞아요. 이럴 때 쓸 '확인해서 다시 연락드리겠다'는 문장을 입에 붙여 두면 당황할 일이 줄어요.

전화로 들은 내용은 통화가 끝나자마자 이메일로 다시 정리해 보내세요. 'To confirm what we discussed…'로 시작하는 메일 하나가 잘못 알아들은 부분을 바로잡아 줘요.

서류를 요청하고 빠진 서류를 안내할 때는 어떻게 말하나요?

필요한 서류 이름, 이유, 마감을 한 번에 말하면 돼요. 이유를 한마디 붙이면 의뢰인이 서둘러 보내 줄 가능성이 높아요.

빠진 서류를 다시 요청할 때는 '보내 주신 것 중 무엇은 받았고 무엇이 없다'고 나눠 말하면 의뢰인이 헷갈리지 않아요.

• To proceed with customs clearance, we'll need the commercial invoice and packing list. (통관을 진행하려면 상업 송장과 포장 명세서가 필요해요.)
• Could you send them by Thursday so we can file on time? (제때 신고하려면 목요일까지 보내 주실 수 있을까요?)
• We received the invoice, but the packing list seems to be missing. (송장은 받았는데 포장 명세서가 빠진 것 같아요.)
• The quantities on the invoice and packing list don't match. Could you check? (송장과 포장 명세서의 수량이 맞지 않아요. 확인해 주실래요?)
• Just a friendly reminder that we're still waiting for the certificate of origin. (원산지 증명서를 아직 기다리고 있다는 걸 다시 알려 드려요.)

품목과 용도는 영어로 어떻게 물어보나요?

물건이 무엇인지, 무엇으로 만들었는지, 어디에 쓰는지를 하나씩 나눠 물으면 돼요. 한 번에 여러 개를 물으면 답도 뒤섞여 와요.

사진이나 제품 설명서를 함께 받아 두면 관세사님이 검토하기 쉬워요. 직원은 정보를 모으는 역할이니, 분류를 단정하는 말은 하지 않는 게 좋아요.

• Could you describe the item in a bit more detail? (물건을 조금 더 자세히 설명해 주실래요?)
• What is it mainly made of? (주로 무엇으로 만들었나요?)
• Is it for personal use or for resale? (개인용인가요, 판매용인가요?)
• Could you send us a photo or a product spec sheet? (사진이나 제품 사양서를 보내 주실 수 있나요?)

진행 상황과 비용, 일정은 어떻게 안내하나요?

지금 단계와 다음 단계를 말하고, 확정되지 않은 것은 '정해지면 알려 드린다'고 말하면 돼요. 의뢰인이 가장 궁금해하는 건 '언제 받을 수 있나'와 '얼마나 드나'예요.

금액이나 날짜를 짐작으로 말하면 나중에 문제가 되기 쉬워요. 확정된 것만 말하고, 나머지는 언제쯤 알 수 있는지를 알려 주세요.

• Your shipment has arrived, and we've submitted the import declaration. (화물이 도착했고 수입 신고를 했어요.)
• Customs may request an inspection. If so, it could take a few more days. (세관에서 검사를 요청할 수 있어요. 그러면 며칠 더 걸릴 수 있어요.)
• We'll send you the final amount once it's confirmed. (금액이 확정되면 보내 드릴게요.)
• I'll update you as soon as there's any news. (소식이 생기면 바로 알려 드릴게요.)
• To confirm what we discussed on the phone, ... (통화로 이야기한 내용을 정리하면…)

업무 영어를 몇 주 동안 어떻게 연습하면 되나요?

1주에 한 장면씩, 전화로 듣고 이메일로 정리하는 연습을 짝으로 하면 돼요. 사무소 일은 말과 글이 늘 붙어 다녀서 둘을 같이 연습해야 실제에 가까워요.

실제 의뢰인 정보는 쓰지 말고, 회사 이름과 품목을 바꾼 연습용 상황을 만들어 연습하세요.

관세사무소 직원 영어 5주 연습 계획

주차 순서는 사무소 업무에 맞게 바꿔도 돼요. 수입이 많은 곳은 3주 차를, 수출이 많은 곳은 1주 차를 더 길게 잡으세요.

전화영어로 연습한다면 어떤 수업이 맞나요?

전화 응대가 많은 일이라 전화영어가 실제와 가장 비슷해요. 얼굴 없이 목소리만으로 알아듣고 되묻는 연습이 바로 업무에 쓰여요.

파워잉글리쉬 전화영어는 10·20·30분 중에서 고를 수 있고, 아침 6시~밤 12시 사이에 시간을 정해요. 출근 전이나 퇴근 뒤에 듣는 분이 많아요. 3개월 등록 기준 전화 20분 주3회는 월 117,800원이에요.

과정은 비즈니스를 고르면 비즈니스 교재 20권(패턴·대화·이메일·심화)을 쓸 수 있고, 과정과 상관없이 수강료는 같아요. 영작 첨삭이 무료라 서류 요청 메일을 써서 올리면 담당 강사가 24시간 안에 고쳐 줘요.

강사에게 '외국인 의뢰인 역할을 해 달라'고 하면 재촉하기, 넘기기 같은 장면을 실제처럼 연습할 수 있어요. 전화 수업은 녹음 파일을 받을 수 있어서 내 말투가 정중하게 들리는지 다시 들어 볼 수 있어요. 솔직히 말하면 관세 용어 자체는 수업보다 사무소 자료와 선배 메일에서 배우는 게 빨라요. 수업은 그 용어를 넣어 말하는 연습에 쓰세요.

자주 묻는 질문