해외 거래처에서 받은 물건에 불량이 있을 때 사진과 함께 교환을 요청하는 영어 메일은 어떻게 쓸까요?
파워잉글리쉬 편집팀 · 작성 · 수정
해외 거래처에 보내는 불량 클레임 영어 메일은 주문 정보 → 몇 개가 어떻게 불량인지 → 첨부한 사진 설명 → 원하는 처리(교환·환불·할인) → 답변 기한 순서로 쓰면 돼요. 'We found that 12 of the 500 units have cracks on the lid. Please see the attached photos.'처럼 수량과 불량 모양을 숫자와 단어로 정확히 적고, 'We'd like to request a replacement for the defective units.'로 원하는 처리를 한 문장에 밝히세요. 화난 말투보다 사실과 요청이 분명한 메일이 처리가 빨라요.
- 제목에 주문번호와 '불량'이라는 말을 같이 넣어야 거래처가 바로 찾아요
- 사진마다 무엇을 찍었는지 한 줄씩 적어 두면 되묻는 메일이 줄어요
- 교환·환불·할인 중 원하는 것 하나와 답변 기한을 꼭 적어요
불량 클레임 영어 메일에는 무엇을 꼭 적어야 하나요?
주문 정보·불량 수량과 모양·사진·원하는 처리·답변 기한, 다섯 가지를 적으면 돼요. 거래처 담당자는 여러 주문을 같이 맡고 있어서, 이 다섯 가지가 한 메일에 있어야 내부 확인을 바로 시작할 수 있어요.
'물건이 이상해요'처럼 막연하게 쓰면 거래처는 사진을 다시 달라, 몇 개냐, 어느 상자냐를 하나씩 되물어요. 메일이 몇 번 오가는 사이 처리 날짜가 계속 밀려요.
아래 표의 예문을 순서대로 이어 붙이면 그대로 메일 본문이 돼요.
불량 클레임 메일에 넣을 다섯 가지
| 넣을 것 | 예문 | 우리말 뜻 |
|---|---|---|
| 주문 정보 | This is regarding PO No. 2026-118, which we received on October 20. | 10월 20일에 받은 발주번호 2026-118 건으로 연락드려요. |
| 불량 수량과 모양 | We found that 12 of the 500 units have cracks on the lid. | 500개 중 12개의 뚜껑에 금이 가 있었어요. |
| 사진 | Please see the attached photos of the damaged units and the outer box. | 불량품과 겉상자 사진을 첨부했으니 봐 주세요. |
| 원하는 처리 | We'd like to request a replacement for the 12 defective units. | 불량품 12개를 교환해 주시길 요청드려요. |
| 답변 기한 | Could you let us know how you'd like to proceed by October 30? | 10월 30일까지 어떻게 처리하실지 알려 주시겠어요? |
발주번호는 PO No.(purchase order number), 송장번호는 invoice No., 선하증권은 B/L No.라고 써요. 회사마다 쓰는 번호가 다르니 거래처가 쓰는 번호로 맞추세요.
메일 제목은 어떻게 쓰나요?
'무슨 문제 + 주문번호 + 원하는 처리'를 한 줄에 넣으면 돼요. 제목만 보고도 무슨 건인지 알아야 거래처가 메일함에서 바로 찾고 담당 부서로 넘겨요.
'Problem'이나 'Urgent!!!'만 쓴 제목은 스팸처럼 보이거나 다른 메일에 묻히기 쉬워요. 아래 예문 중 상황에 맞는 걸 고르세요.
- Defective units in PO No. 2026-118 – replacement request (발주번호 2026-118 불량품 — 교환 요청)
- Quality issue with shipment received on Oct 20 (10월 20일 입고분 품질 문제)
- Damaged items in Invoice No. INV-3392 – photos attached (송장번호 INV-3392 파손품 — 사진 첨부)
- Wrong item delivered in PO No. 2026-118 (발주번호 2026-118 다른 제품 배송)
- Follow-up: defective units in PO No. 2026-118 (후속: 발주번호 2026-118 불량품 건)
defective는 만들 때부터 잘못된 불량, damaged는 운송 중에 깨지거나 찌그러진 파손이에요. 어느 쪽인지에 따라 거래처가 확인하는 곳(생산·포장·운송사)이 달라져요.
불량 모양은 영어로 어떻게 설명하나요?
불량 모양을 가리키는 단어 하나와 위치를 같이 쓰면 돼요. 'There is a problem.'보다 'There is a scratch on the front panel.'처럼 무엇이 어디에 있는지 적어야 사진과 맞춰 볼 수 있어요.
아래 표는 클레임 메일에서 가장 많이 쓰는 불량 표현이에요. 한 메일에 불량이 여러 종류면 표처럼 종류별로 수량을 나눠 적으세요.
불량 모양을 가리키는 영어 표현
| 불량 모양 | 예문 | 우리말 뜻 |
|---|---|---|
| 긁힘 | There are scratches on the front panel of 8 units. | 8개 제품 앞면에 긁힘이 있어요. |
| 금·깨짐 | The lid is cracked on 12 units. | 12개 제품 뚜껑에 금이 갔어요. |
| 찌그러짐 | Several cans arrived dented. | 캔 몇 개가 찌그러진 채 왔어요. |
| 색 차이 | The color is noticeably different from the approved sample. | 승인한 샘플과 색이 눈에 띄게 달라요. |
| 부품 빠짐 | The screws are missing from 5 boxes. | 5상자에 나사가 빠져 있어요. |
| 새는 것 | Some bottles are leaking at the cap. | 병 몇 개가 뚜껑 쪽에서 새요. |
| 작동 안 됨 | The device does not turn on when connected to power. | 전원을 연결해도 기기가 켜지지 않아요. |
| 다른 제품 | We received size M instead of size L. | L 사이즈 대신 M 사이즈가 왔어요. |
'some', 'several'보다 실제 수량을 적는 게 좋아요. 아직 다 세지 못했다면 'at least 12 units so far'처럼 지금까지 확인한 수를 적으세요.
사진은 어떻게 찍고 메일에 어떻게 설명하나요?
겉상자·상자 라벨·불량 부위 가까이·정상품과 나란히, 네 가지를 찍고 사진마다 한 줄씩 설명하면 돼요. 운송 중 파손인지 생산 불량인지는 겉상자 상태로 판단하는 경우가 많아서 상자부터 찍어 두세요.
사진 파일 이름을 'Photo 1', 'Photo 2'처럼 번호로 바꾸고 본문에서 번호로 설명하면 거래처가 헷갈리지 않아요. 파일이 크면 압축하거나 공유 링크로 보내고, 그렇게 했다는 걸 본문에 적어 두세요.
- Photo 1: The outer box as it arrived. The corner is crushed. (사진 1: 도착했을 때 겉상자. 모서리가 눌려 있어요.)
- Photo 2: The shipping label showing the lot number. (사진 2: 로트 번호가 보이는 배송 라벨.)
- Photo 3: A close-up of the crack on the lid. (사진 3: 뚜껑 금 간 부분을 가까이 찍은 사진.)
- Photo 4: A defective unit next to a normal unit for comparison. (사진 4: 비교를 위해 불량품과 정상품을 나란히 놓은 사진.)
- The files are large, so I've shared them through the link below. (파일이 커서 아래 링크로 공유했어요.)
불량 클레임 영어 메일 전체 예문은 어떻게 되나요?
인사 → 주문 정보 → 불량 내용 → 사진 → 요청 → 기한 → 마무리 순서예요. 아래 예문에서 굵게 쓴 부분만 내 주문으로 바꾸면 그대로 보낼 수 있어요.
처음 보내는 클레임이라면 말투는 차분하게 두고, 그동안 거래가 잘 됐다면 그 말을 한 줄 넣어도 좋아요. 관계를 지키면서 요청하는 메일이 오히려 빨리 처리돼요.
- Subject: Defective units in PO No. 2026-118 – replacement request
- Dear Ms. Chen, (첸 님께,)
- Thank you for the quick shipment of PO No. 2026-118, which we received on October 20. (10월 20일에 받은 발주번호 2026-118 건을 빨리 보내 주셔서 감사해요.)
- Unfortunately, during our inspection, we found that 12 of the 500 units have cracks on the lid. (안타깝게도 검수 중에 500개 중 12개의 뚜껑에 금이 간 걸 발견했어요.)
- I've attached four photos, including the outer box and a close-up of the damage. (겉상자와 불량 부위 가까이 찍은 사진을 포함해 사진 네 장을 첨부했어요.)
- We'd like to request a replacement for the defective units in your next shipment. (다음 선적 때 불량품을 교환해 주시길 요청드려요.)
- Could you please confirm how you'd like to proceed by October 30? (10월 30일까지 어떻게 처리하실지 확인해 주시겠어요?)
- We're keeping the defective units in case you need them returned. (반송이 필요하실 경우를 대비해 불량품은 보관하고 있어요.)
- Thank you for your help. I look forward to your reply. (도와주셔서 감사해요. 답장 기다릴게요.)
- Best regards, Yuna Park, Purchasing Team (구매팀 박유나 드림)
교환·환불·할인 중 무엇을 요청할지 어떻게 쓰나요?
원하는 처리 하나를 먼저 적고, 다른 방법도 괜찮다면 '또는'으로 하나만 덧붙이면 돼요. 처리 방법을 거래처에 모두 맡기면 거래처에 가장 편한 쪽으로 답이 와요.
계약서나 거래 조건에 불량 처리 방법이 정해져 있다면 그 조항을 먼저 확인하고 메일에 같이 적으세요. 어떤 처리가 가능한지는 계약과 거래처 사정에 따라 달라요.
원하는 처리별 요청 예문
| 원하는 처리 | 예문 | 우리말 뜻 |
|---|---|---|
| 교환 | We'd like to request a replacement for the defective units. | 불량품 교환을 요청드려요. |
| 다음 선적에 넣기 | Could you include the replacements in the next shipment? | 교환품을 다음 선적에 같이 보내 주실 수 있을까요? |
| 환불 | We'd like a refund for the 12 defective units. | 불량품 12개는 환불받고 싶어요. |
| 다음 주문에서 빼기 | Could you issue a credit note for these units on our next order? | 이 수량만큼 다음 주문에서 차감해 주실 수 있을까요? |
| 반송 비용 | Please let us know who will cover the return shipping cost. | 반송 운임은 어느 쪽이 부담하는지 알려 주세요. |
| 계약 조항 | According to Section 7 of our agreement, defective items are to be replaced at no cost. | 계약서 7조에 따르면 불량품은 무상 교환하게 돼 있어요. |
credit note는 다음 거래에서 금액을 빼 주는 문서예요. 반송 운임처럼 돈이 드는 일은 누가 부담하는지 메일로 남겨 두세요.
답이 없거나 처리가 늦으면 어떻게 다시 쓰나요?
처음 메일에 답장하는 꼴로, 기한이 지났다는 사실과 다음 단계를 짧게 쓰면 돼요. 새 메일로 쓰면 앞의 사진과 내용이 따로 떨어져서 거래처가 다시 찾아야 해요.
다시 쓸 때도 말투는 차분하게 두되, 기한과 우리 쪽 사정(생산 일정, 고객 납기)은 분명히 적으세요.
- I'm following up on my email below about the defective units in PO No. 2026-118. (아래 보낸 발주번호 2026-118 불량품 건으로 다시 연락드려요.)
- We haven't heard back yet, and we need to plan our production for next week. (아직 답을 받지 못했고, 다음 주 생산 계획을 세워야 해요.)
- Could you give us an update by Friday? (금요일까지 진행 상황을 알려 주시겠어요?)
- If it's easier, I'm happy to discuss this on a call. (편하시면 통화로 이야기 나눠도 좋아요.)
클레임 메일에서 자주 틀리는 영어 표현은 뭔가요?
'claim'을 우리말 '클레임 걸다'처럼 쓰거나, 화난 마음을 그대로 옮긴 표현이 흔해요. 영어 claim은 '주장하다'나 '보상을 청구하다'라는 뜻이라, 불량을 알릴 때는 complaint나 quality issue가 더 자연스러워요.
급하다고 'ASAP'를 여러 번 쓰거나 대문자로 쓰면 거래처는 화난 메일로 받아들여요. 날짜를 적는 편이 훨씬 빨리 움직이게 만들어요.
자주 쓰는 문장과 고친 문장
| 자주 쓰는 문장 | 고친 문장 | 이유 |
|---|---|---|
| We want to claim about your products. | We'd like to report a quality issue with the products we received. | 불량을 알릴 때는 report a quality issue |
| Your products are defect. | Some of the products are defective. | defect는 명사, defective는 형용사 |
| Please exchange ASAP!!! | Could you send replacements by October 30? | ASAP와 느낌표 대신 날짜를 |
| This is your fault. | We'd like to understand what caused this issue. | 탓하기보다 원인을 묻는 말이 협조를 끌어내요 |
| Please check the photo. | Please see the attached photos (Photo 1–4). | 첨부한 사진이라는 걸 밝히고 번호로 |
| We received broken goods. | Twelve units arrived damaged. | 몇 개가 어떻게 왔는지 숫자로 |
법적 분쟁이나 큰 금액이 걸린 클레임은 회사 법무나 계약 담당자와 먼저 상의하세요. 이 글은 일상적인 불량 알림 메일을 다뤄요.
거래처와 통화로도 이야기해야 하면 어떻게 준비하나요?
메일에 쓴 다섯 가지를 그대로 말로 옮겨 보고, 거래처가 물을 만한 질문에 답해 보면 돼요. 통화에서는 'When did you notice the issue?', 'Can you check the lot number?' 같은 질문이 자주 나와요.
파워잉글리쉬는 필리핀 전문 강사와 1:1로 수업하고, 비즈니스 과정에서 이메일과 전화 표현을 다뤄요. 강사에게 거래처 담당자 역할을 부탁하면 불량 알림 통화를 롤플레이로 해 볼 수 있고, 클레임 메일 초안을 영작 숙제로 올리면 담당 강사가 24시간 안에 첨삭해 줘요. 3개월 등록 기준 전화 20분 주5회 월 127,300원, 화상 25분 주3회 월 111,150원이에요.
불량 클레임 메일 보내기 전 체크리스트
보내기 전에 아래 열 가지를 확인하세요. 하나라도 빠지면 거래처가 되묻는 메일이 오고 처리가 늦어져요.
- 1. 제목에 주문번호(PO No.·Invoice No.)와 '불량·교환'이 들어갔나요?
- 2. 받은 날짜와 전체 수량을 적었나요?
- 3. 불량 수량을 실제 숫자로 적었나요?
- 4. 불량 모양을 scratch·crack·dent 같은 단어와 위치로 적었나요?
- 5. defective(생산 불량)인지 damaged(운송 파손)인지 구분해 적었나요?
- 6. 겉상자·라벨·불량 부위·정상품 비교 사진을 첨부했나요?
- 7. 사진마다 번호를 붙이고 한 줄씩 설명했나요?
- 8. 교환·환불·차감 중 원하는 처리를 하나 적었나요?
- 9. 답변 기한을 날짜로 적었나요?
- 10. 불량품을 보관하고 있다고 적었나요?
자주 묻는 질문
불량 클레임 영어 메일은 어떻게 시작해요?
'클레임 걸다'를 영어로 claim이라고 써도 돼요?
defective랑 damaged는 어떻게 달라요?
불량 사진은 어떤 걸 찍어야 해요?
교환 요청은 영어로 어떻게 해요?
다음 주문에서 금액을 빼 달라고 하려면요?
답장이 안 오면 어떻게 다시 보내요?
급하다고 ASAP를 써도 돼요?
거래처와 영어 통화도 연습할 수 있어요?
확인한 자료
- 파워잉글리쉬 공식 홈페이지 · 2026-09-28 확인