회사 IT 헬프데스크에 컴퓨터 문제를 영어로 어떻게 설명하나요?

헬프데스크에는 어떤 순서로 말하면 되나요?

증상 → 언제부터 → 해 본 것 → 급한 정도, 이 순서로 말하면 돼요. 헬프데스크 담당자가 가장 먼저 묻는 것도 이 네 가지라서, 먼저 말해 주면 대화가 훨씬 짧아져요.

가장 흔한 실수는 '컴퓨터가 이상해요(My computer is weird.)'처럼 뭉뚱그려 말하는 거예요. '켜지지 않는다', '느리다', '로그인이 안 된다'처럼 무엇이 안 되는지를 동사로 말하세요.

전화든 채팅이든 티켓(ticket, 문제 접수 글)이든 순서는 같아요. 티켓으로 쓸 때는 네 줄을 한 줄씩 나눠 쓰면 읽기 쉬워요.

헬프데스크에 말하는 네 가지와 시작 표현

won't 는 '아무리 해도 ~하지 않는다'는 느낌이에요. 'It won't start.'(켜지지 않아요.), 'It won't connect.'(연결이 안 돼요.)처럼 써요.

증상은 어떤 표현으로 말하나요?

'My ~ won't ~', 'I can't ~', 'I keep getting ~' 세 가지면 대부분의 증상을 말할 수 있어요. 기기가 안 될 때는 won't, 내가 할 수 없을 때는 can't, 같은 일이 되풀이될 때는 keep getting 을 써요.

느린 건 'My computer is really slow.', 멈추는 건 'It keeps freezing.', 프로그램이 저절로 꺼지는 건 'The program keeps crashing.'이에요. freeze 는 화면이 멈춘 것, crash 는 프로그램이 꺼져 버리는 거예요.

얼마나 자주인지도 붙이면 좋아요. 'It happens every time I open Excel.'(엑셀을 열 때마다 그래요.), 'It happens about once an hour.'(한 시간에 한 번쯤 그래요.)처럼요.

• 안 켜짐: My laptop won't turn on. (노트북이 안 켜져요.)
• 느림: My computer is really slow today. (오늘 컴퓨터가 너무 느려요.)
• 화면 멈춤: My screen keeps freezing. (화면이 자꾸 멈춰요.)
• 프로그램 꺼짐: Outlook keeps crashing when I open it. (아웃룩을 열면 자꾸 꺼져요.)
• 소리·마이크: My microphone isn't working in video calls. (화상회의에서 마이크가 안 돼요.)
• 프린터: I can't print. The printer says it's offline. (인쇄가 안 돼요. 프린터가 오프라인이라고 떠요.)
• 모니터: My second monitor isn't detected. (두 번째 모니터가 인식이 안 돼요.)

로그인과 비밀번호 문제는 어떻게 말하나요?

계정이 잠겼으면 'My account is locked.', 비밀번호를 잊었으면 'I forgot my password and need to reset it.'이라고 해요. 비밀번호를 여러 번 틀려서 잠긴 경우라면 'I entered the wrong password too many times.'를 붙이면 상황이 바로 전달돼요.

요즘은 휴대폰 앱으로 한 번 더 확인하는 2단계 인증을 쓰는 회사가 많아요. 'I'm not getting the verification code.'(인증 번호가 안 와요.), 'I got a new phone, so my authenticator app isn't set up.'(휴대폰을 바꿔서 인증 앱이 없어요.)처럼 말하면 돼요.

헬프데스크 담당자에게 비밀번호 자체를 알려 줄 필요는 없어요. 담당자가 비밀번호를 물으면 'Do you need my password?'로 한 번 확인하세요. 대부분의 회사는 비밀번호를 묻지 않는다고 안내해요.

로그인 문제 표현

reset 은 '다시 설정하다', access 는 '들어갈 수 있는 권한'이에요. 'I need access to ~'(~ 권한이 필요해요)도 자주 써요.

인터넷·VPN이 안 될 때는 뭐라고 하나요?

'I can't connect to the VPN.'이나 'My internet keeps dropping.'처럼 연결 문제라고 먼저 말해요. drop 은 '연결이 끊겼다 이어졌다 한다'는 뜻이에요.

재택근무 중이라면 'I'm working from home today.'를 꼭 붙이세요. 회사 안인지 집인지에 따라 담당자가 확인하는 곳이 달라져요. 다른 기기는 되는지도 'My phone can connect, but my laptop can't.'(휴대폰은 되는데 노트북만 안 돼요.)처럼 말해 주면 원인을 빨리 찾아요.

회사 시스템 하나만 안 열리면 'I can open other websites, but not the intranet.'(다른 사이트는 되는데 사내 시스템만 안 열려요.)처럼 무엇은 되고 무엇은 안 되는지를 함께 말하세요.

• VPN: I can't connect to the VPN. It says the connection timed out. (VPN 연결이 안 돼요. 시간 초과라고 떠요.)
• 인터넷 끊김: My internet keeps dropping. (인터넷이 자꾸 끊겨요.)
• 재택: I'm working from home today. (오늘 재택근무 중이에요.)
• 다른 기기 비교: My phone can connect, but my laptop can't. (휴대폰은 되는데 노트북만 안 돼요.)
• 사내 시스템: I can open other websites, but not the intranet. (다른 사이트는 되는데 사내 시스템만 안 돼요.)

오류 메시지는 어떻게 전달하나요?

해석하지 말고 'The error message says, "..."'라고 화면에 뜬 문장을 그대로 읽어 주세요. 오류 번호가 있으면 'The error code is ~.'로 번호를 따로 말하면 담당자가 바로 찾을 수 있어요.

가장 확실한 방법은 캡처예요. 'Can I send you a screenshot?'(화면 캡처 보내도 될까요?)이라고 묻고 채팅이나 티켓에 붙이세요.

담당자가 내 컴퓨터를 직접 보겠다고 하면 'Sure, you can remote into my computer.'(네, 원격으로 들어오셔도 돼요.)라고 하면 돼요. 원격 접속을 허락하기 전에 화면에 띄워 둔 개인 파일이나 메일은 닫아 두세요.

해 본 것과 급한 정도는 어떻게 말하나요?

해 본 것은 'I've already ~'로, 급한 정도는 마감이나 일정을 붙여서 말해요. 'I've already restarted it and cleared the cache.'(재시작하고 캐시도 지웠어요.)라고 하면 담당자가 처음 단계를 건너뛸 수 있어요.

급하다는 말은 'It's urgent.'만 하기보다 이유를 붙이는 게 좋아요. 'I need it for a presentation in an hour.'(한 시간 뒤 발표에 필요해요.)처럼 말하면 담당자가 순서를 정하기 쉬워요.

급하지 않으면 'It's not urgent. Tomorrow is fine.'(급하지 않아요. 내일도 괜찮아요.)라고 말해 주는 것도 좋은 매너예요.

• 재시작: I've already restarted it twice. (벌써 두 번 재시작했어요.)
• 다시 연결: I've unplugged it and plugged it back in. (뽑았다가 다시 꽂아 봤어요.)
• 업데이트: I've installed the latest update. (최신 업데이트를 깔았어요.)
• 급함: I need it for a presentation in an hour. (한 시간 뒤 발표에 필요해요.)
• 급하지 않음: It's not urgent. Tomorrow is fine. (급하지 않아요. 내일도 괜찮아요.)
• 진행 확인: Could you give me an update on my ticket? (제 접수 건 진행 상황 알려 주실래요?)

이 표현은 어떻게 연습해 두면 좋나요?

아래 체크리스트에 내가 실제로 겪었던 문제 두세 개를 채워 넣고, 강사에게 헬프데스크 담당자 역할을 부탁해 보세요. 강사가 'When did it start?', 'What have you tried?'처럼 되물으면 네 가지 순서가 자연스럽게 입에 붙어요.

파워잉글리쉬는 필리핀 전문 강사와 1:1로 하고, 비즈니스 과정과 비즈니스 교재 20권이 있어요. 어느 과정을 골라도 수강료는 같아요. 수업 가능 시간이 아침 6시~밤 12시라 출근 전이나 점심시간에 짧게 들을 수 있어요.

3개월 등록 기준 월 수강료는 전화 10분 주5회 81,700원, 전화 20분 주5회 127,300원이에요. 수업이 끝나면 카카오톡으로 그날 틀린 표현을 정리해 보내 줘서 다시 보기 편해요.

자주 묻는 질문