해외 거래처에 납기 지연을 먼저 알리고 새 일정을 제안하는 영어 메일 쓰는 법

납기 지연은 언제 알려야 하나요?

늦어질 것이 분명해진 그날, 새 날짜가 확정되기 전이라도 먼저 알리는 게 좋아요. 거래처는 지연 그 자체보다 '알고 있었는데 말하지 않았다'를 더 크게 받아들여요.

새 날짜를 아직 모를 때는 '지금 확인 중이고, [날짜]까지 확정된 일정을 알려 드리겠다'고 쓰면 돼요. 거래처도 자기 고객이나 생산 라인 일정을 조정해야 해서, 한 줄이라도 빨리 받는 쪽을 더 반겨요.

급한 건이면 메일을 보내고 짧게 전화로도 알리는 게 좋아요. 이때도 메일을 먼저 보내 두면 통화에서 숫자를 다시 설명할 필요가 줄어요.

납기 지연 메일은 어떤 순서로 쓰나요?

알림 → 이유 → 새 일정 → 피해 줄이는 방안 → 다음 연락 시점 → 사과와 마무리, 이 여섯 단계로 써요. 핵심은 거래처가 첫 두 줄만 읽어도 무엇이 언제로 바뀌는지 알게 하는 거예요.

사과를 맨 앞에 길게 쓰면 정작 중요한 날짜가 아래로 밀려요. 사과는 첫 줄에 짧게 한 번, 마지막에 한 번이면 충분해요.

납기 지연 메일 6단계와 예문

[ ] 안의 날짜·수량·번호는 실제 값으로 바꾸세요. 분할 선적이나 운송 방법 변경은 비용 부담을 누가 할지 내부에서 먼저 정한 뒤 제안해요.

제목 줄은 어떻게 쓰나요?

주문 번호와 바뀐 내용을 그대로 적어요. 'Important notice'처럼 막연한 제목은 거래처가 다른 메일과 구분하기 어렵고, 나중에 찾을 때도 불편해요.

제목에 'Delay'라는 단어를 넣을지 고민하는 경우가 많은데, 숨기지 않는 편이 신뢰에 더 좋아요. 다만 'Updated Delivery Schedule'처럼 다음 일정이 있다는 말을 같이 넣으면 부정적인 느낌이 덜해요.

• PO 12345 – Updated Delivery Schedule (Shipment Delay)
• Order #A-2210 – Revised Ship Date: Nov 14
• PO 12345 – Delivery Delay and Options for Partial Shipment
• Re: PO 12345 – Production Update (as promised)

지연 이유는 어떻게 짧게 쓰나요?

한두 문장으로, 사실만 쓰고 남 탓으로 들리지 않게 써요. 협력사 이름이나 내부 사정을 길게 설명하면 변명처럼 들리고, 거래처가 알 필요 없는 정보까지 드러날 수 있어요.

'불가항력(force majeure)' 같은 말은 계약서에서 정해진 뜻이 있는 법적 표현이라, 계약을 확인하고 담당 부서와 상의하기 전에는 메일에 쓰지 않는 게 안전해요.

이유별 영어 문장

'품질 재검사'처럼 우리 쪽 문제일 때는 숨기지 말고 쓰는 게 좋아요. 품질을 지키려고 늦어진다는 뜻이 함께 전해져요.

새 일정은 어떻게 제안하나요?

날짜 하나만 통보하지 말고, 할 수 있는 선택지를 두 개쯤 보여 주고 거래처가 고르게 해요. 전량을 늦게 받을지, 일부를 먼저 받을지는 거래처 사정에 따라 답이 달라요.

확실하지 않은 날짜에는 'expected', 'at the earliest'를 붙이고, 확정 날짜를 언제 알려 줄지 같이 적어요. '최대한 빨리(as soon as possible)'만 쓰면 거래처는 계획을 세울 수 없어요.

• 분할 선적: We can ship [60] units on [Nov 7] and the remaining [40] on [Nov 14]. ([11월 7일]에 [60]개, 나머지 [40]개는 [11월 14일]에 보낼 수 있습니다.)
• 운송 방법 변경: If timing is critical, we can arrange air freight for part of the order. Let us discuss the cost. (일정이 중요하시면 일부를 항공으로 보낼 수 있습니다. 비용은 함께 상의드리겠습니다.)
• 확정 전 예상일: The expected ship date is [Nov 14] at the earliest. I'll confirm the final date by [Nov 5]. (가장 빠른 예상 선적일은 [11월 14일]이며, [11월 5일]까지 확정해 알려 드리겠습니다.)
• 거래처 사정 묻기: Could you let us know if this affects your own delivery schedule? We'd like to find a way to help. (이 일정이 귀사 납품 일정에 영향을 주는지 알려 주시면 도울 방법을 찾겠습니다.)

납기 지연 메일에서 피해야 할 표현은 뭔가요?

막연한 약속, 지나친 사과, 남 탓하는 말을 피해요. 우리말 습관대로 쓰면 영어로는 '책임지지 않겠다'처럼 들리는 경우가 있어요.

바꿔 쓰면 좋은 표현

보내기 전에 날짜·수량·PO 번호가 본문과 제목에서 서로 맞는지 다시 확인하세요.

거래처가 전화로 물어오면 어떻게 말하나요?

메일에 쓴 순서 그대로, 새 날짜 → 이유 한 줄 → 선택지 순서로 말해요. 통화에서는 숫자를 잘못 들을 수 있어서 날짜와 수량은 한 번 더 또박또박 말하고, 끝나면 메일로 다시 정리해 보내요.

말로 하는 연습이 필요하다면 1:1 수업이 도움이 돼요. 파워잉글리쉬는 비즈니스 과정과 비즈니스 교재 20권(패턴·대화·이메일·심화)이 있어서 필리핀 강사에게 거래처 역할을 부탁해 통화 연습을 할 수 있고, 메일 초안은 영작 숙제로 올리면 담당 강사가 24시간 안에 첨삭해 줘요. 전화영어는 수업이 녹음돼 내 말을 다시 들어 볼 수 있어요.

수업은 아침 6시~밤 12시 사이에 잡을 수 있고, 요금은 전화 20분 주5회 3개월 등록 기준 월 127,300원, 화상 25분 주5회는 월 125,400원이에요. 통신료와 교재비는 수강료에 들어 있어요.

• Thanks for calling. As I mentioned in my email, the new expected ship date is the fourteenth, one-four. (전화 주셔서 감사합니다. 메일에 쓴 대로 새 예상 선적일은 14일, 1-4입니다.)
• Would a partial shipment on the seventh help you? (7일에 일부 먼저 보내 드리면 도움이 될까요?)
• I'll send you a summary of what we discussed right after this call. (통화 끝나고 바로 이야기한 내용을 메일로 정리해 드리겠습니다.)

자주 묻는 질문