외국인 고객의 세금 신고를 돕는 세무사무소 직원은 영어로 무엇을 준비해야 할까요?

세무사무소 직원에게 필요한 영어는 어디까지인가요?

상담 접수, 서류 요청, 용어 풀어 말하기, 일정 안내 네 장면이면 충분해요. 외국인 고객 업무도 국내 고객 업무와 흐름은 같아서, 장면마다 쓰는 문장이 거의 정해져 있어요.

직원 영어의 목표는 세법을 영어로 설명하는 게 아니에요. 고객이 무엇을, 언제까지, 어떤 방법으로 보내야 하는지 정확히 알게 하고, 세무 판단이 필요한 질문은 세무사에게 잘 넘기는 게 목표예요.

이 글은 연말정산이나 종합소득세 신고처럼 외국인 고객의 신고를 돕는 세무사무소·회계사무소 직원을 위한 글이에요. 세율, 공제 요건, 신고 기한 같은 세무 내용은 다루지 않았으니, 그 부분은 담당 세무사와 국세청 안내를 따르세요.

첫 상담에서는 무엇을 영어로 확인하나요?

무엇을 신고하는지, 어떤 소득이 있는지, 언제까지 끝내야 하는지 세 가지를 확인하세요. 'What do you need help with?'로 시작해서 고객이 말하는 내용을 짧게 되짚어 주면 돼요.

고객이 신고 이름을 모를 때가 많아요. 그럴 땐 'Are you working for a company, or do you run your own business?'처럼 고객 상황을 묻는 질문으로 바꾸면 답하기 쉬워요. 상황을 들은 뒤 어떤 신고인지는 세무사가 정하면 돼요.

마지막에는 들은 내용을 한 문장으로 되짚어 확인하세요. 'So, you worked for a company in Korea last year, and you also have some freelance income. Is that right?'처럼 말하면 서로 다르게 이해한 부분이 일찍 드러나요.

첫 상담에서 쓰는 영어

고객이 신고 이름을 몰라도 상황을 묻는 질문이면 답할 수 있어요. 어떤 신고인지는 세무사가 정해요.

필요한 서류는 영어로 어떻게 요청하나요?

서류는 말로 부르지 말고 목록으로 보내고, 말로는 '목록을 이메일로 보낼게요'만 하세요. 'I'll email you a list of the documents we need.' 한 문장이면 돼요.

목록에는 서류 이름을 영어와 한국어로 같이 적으세요. 고객이 한국 기관이나 회사에 서류를 떼러 갈 때 한국어 이름을 보여 줘야 하는 경우가 많아서, 두 언어가 같이 있으면 훨씬 수월해요.

서류가 빠졌을 때는 무엇이 빠졌는지와 어디서 받을 수 있는지를 같이 말하세요. 'We still need your income statement. You can get it from your company's HR team.'처럼 다음 행동을 알려 주면 고객이 바로 움직일 수 있어요.

• 신분 확인: a copy of your passport and alien registration card (여권·외국인등록증 사본)
• 회사 소득: your income statement from your company (회사에서 받은 소득 관련 서류)
• 은행 정보: your bank account information for the refund (환급받을 계좌 정보)
• 빠진 서류 알리기: We still need this document. Could you send it by Friday?

세무 용어는 어떻게 쉽게 풀어 말하나요?

용어를 그대로 말하기보다 '돈이 어떻게 움직이는지'로 풀어 말하세요. 원천징수는 'Your company already took some tax from your salary.', 환급은 'You may get some money back.'처럼 말하면 영어가 모국어가 아닌 고객도 이해하기 쉬워요.

용어를 꼭 써야 할 때는 용어 다음에 바로 쉬운 말을 붙이세요. 'This is a deduction. It means you pay less tax.'처럼 한 번 풀어 주면 다음부터는 용어만 말해도 통해요.

다만 고객 상황에 따라 환급을 받을지, 세금을 더 낼지는 세무사가 판단할 일이에요. 직원은 'may'나 'it depends'를 써서 가능성으로만 말하고, 결과를 단정하지 마세요.

세무 판단이 필요한 질문은 어떻게 넘기나요?

'Let me check with the tax accountant and get back to you.' 한 문장을 입에 붙여 두세요. 고객이 '이것도 공제되나요?', '세금 얼마 나와요?'처럼 판단이 필요한 질문을 하면 이 말로 넘기면 돼요.

넘길 때는 언제 답을 줄지도 같이 말하세요. 'I'll get back to you by tomorrow afternoon.'처럼 시간을 알려 주면 고객이 기다리면서도 불안해하지 않아요.

모르는 걸 아는 척하는 것보다 정확히 확인해서 답하는 게 세무 업무에서는 훨씬 신뢰를 줘요. 질문 내용은 메모해 두고 세무사에게 그대로 전하세요.

일정과 마감은 어떻게 안내해야 헷갈리지 않나요?

날짜는 요일과 함께, 말로 한 번 이메일로 한 번 전하세요. 'Please send the documents by Friday, May 15th.'처럼 요일과 날짜를 같이 말하면 착오가 줄어요. 예문의 날짜는 예시이니 실제 일정에 맞춰 바꿔 쓰세요.

서류를 받은 다음 단계도 미리 알려 주세요. 'After we get all the documents, we'll prepare the return and send it to you to check.'처럼 흐름을 알려 주면 고객이 다음에 무엇을 해야 하는지 알 수 있어요.

수수료나 비용은 사무소가 정한 안내문이나 견적을 보여 주고 'Here is our fee for this service.'로 짧게 말하세요. 금액 설명을 말로만 하면 숫자를 잘못 알아듣기 쉬워요.

1:1 전화·화상영어로 세무 상담 장면을 어떻게 연습하나요?

첫 상담, 서류 요청, 판단 넘기기 장면을 강사와 역할극으로 되풀이하는 게 가장 빨라요. 파워잉글리쉬에는 세무 전용 과정은 없어서, 비즈니스 과정이나 정규회화 과정에서 내가 준비한 장면을 가져가 연습해요.

비즈니스 과정에는 이메일 교재도 있어요. 수업 뒤 영작 숙제로 서류 요청 이메일이나 일정 안내 이메일을 써서 올리면 담당 강사가 24시간 안에 첨삭해 줘서, 실제로 보낼 문장을 미리 다듬을 수 있어요.

모든 수업이 녹음되고 카카오톡으로 매일 피드백이 와요. 고객에게 전화로 설명하는 장면은 전화영어로 연습하면 실제 상황과 비슷해서 더 도움이 돼요.

신고철에 바빠도 수업을 이어 갈 수 있나요? 얼마예요?

수업 가능 시간이 아침 6시부터 밤 12시까지라 출근 전이나 야근 뒤에도 잡을 수 있어요. 셀프 스케줄 변경은 횟수 제한이 없고, 갑자기 일이 몰리면 수업 1시간 전까지 월 2회 무료로 연기할 수 있어요.

신고철 전에 미리 준비하고 싶다면, 외국인 고객 상담이 몰리기 전 몇 주 동안 남은 수업을 앞당겨 하루 여러 번 들으며 집중해서 연습하는 방법도 있어요.

3개월 등록 기준 월 수강료는 전화 10분 주5회 81,700원, 전화 20분 주5회 127,300원, 전화 30분 주3회 159,600원, 화상 25분 주5회 125,400원이에요. 비즈니스 과정을 골라도 수강료는 같고, 먼저 무료 레벨테스트로 지금 수준을 보고 정하면 돼요.

자주 묻는 질문