영어로 문제 설명하기: 무슨 일인지·원인·해결책을 5단계 문장 틀로 보고해요

영어로 문제를 설명하면 왜 말이 꼬이나요?

사과와 변명과 경과가 한꺼번에 나와서예요. 'Sorry, so actually yesterday we tried to… and then the system… but I think maybe…'처럼 말하면 듣는 사람은 '그래서 지금 뭐가 문제고, 어떻게 할 건데?'를 기다리게 돼요.

문제 보고를 받는 사람이 알고 싶은 건 순서가 정해져 있어요. 무슨 일인지, 얼마나 큰 일인지, 왜 생겼는지, 지금 어떻게 막았는지, 앞으로 어떻게 할 건지예요.

이 글은 이 다섯 가지를 5단계 문장 틀로 드리고, 원인이 아직 확실하지 않을 때 쓰는 말, 해결책을 고르게 할 때 쓰는 말, 되물음에 답하는 말까지 같이 드려요.

문제 보고 5단계 틀은 무엇인가요?

무슨 일(What) → 영향(Impact) → 원인(Cause) → 지금 한 조치(Action) → 해결책·다음 단계(Next)예요. 단계마다 한 문장, 다 합쳐 40초 안쪽이면 충분해요.

첫 문장에서 결론부터 말하는 게 핵심이에요. 'We have an issue with ___.'(___에 문제가 생겼어요)로 시작하면 듣는 사람이 바로 무슨 이야기인지 알아요.

문제 보고 5단계와 단계마다 쓰는 문장 틀

5단계에서 by ___ 에는 날짜나 시각을 꼭 넣어요. 'by Friday', 'by 3 p.m. today'처럼요.

5단계를 채우면 실제로 어떻게 들리나요?

해외 거래처로 가는 물건이 늦어진 상황을 팀장에게 보고한다면 이렇게 돼요. 다섯 문장이에요.

처음엔 그대로 읽어 보고, 두 번째부터는 지금 맡은 일로 바꿔 보세요. 단어를 바꿔 넣을 자리만 정해 두면 문장 뼈대는 그대로 써도 돼요.

• 1 무슨 일: We have an issue with the shipment to our client in Singapore. (싱가포르 거래처로 가는 물건에 문제가 생겼어요.)
• 2 영향: The delivery will be about three days late. (납품이 사흘 정도 늦어질 거예요.)
• 3 원인: It was caused by a labeling error at the warehouse. (창고에서 라벨을 잘못 붙여서 생긴 일이에요.)
• 4 지금 한 조치: For now, we've contacted the client and shared the new date. (일단 거래처에 연락해서 바뀐 날짜를 알렸어요.)
• 5 해결책: To prevent this, we'll add a label check before shipping, starting next week. (다시 안 생기게 다음 주부터 출고 전에 라벨 확인 단계를 넣을 거예요.)

원인을 아직 모를 때는 뭐라고 말하나요?

확인된 것과 짐작하는 것을 나눠서 말하세요. 짐작을 확인된 것처럼 말했다가 나중에 원인이 다르면 보고 전체를 믿기 어려워져요.

원인을 전혀 모르면 모른다고 말하고, 언제까지 알아보겠다고 날짜를 붙이면 돼요. 이것도 보고예요.

원인을 얼마나 아는지에 따라 쓰는 문장

look into 는 '알아보다·조사하다'라는 뜻으로 회사에서 아주 자주 써요.

남 탓처럼 들리지 않게 원인을 말하려면 어떻게 하나요?

사람 이름 대신 일과 과정을 주어로 쓰세요. 'Mr. Lee forgot to update the file.'보다 'The file wasn't updated before the deadline.'(마감 전에 파일이 업데이트되지 않았어요)이 덜 날카롭게 들려요.

우리 팀 실수라면 짧게 인정하는 게 좋아요. 'That's on us.'(그건 저희 쪽 실수예요)나 'We missed ___.'(저희가 ___을 놓쳤어요) 한 문장이면 되고, 바로 4단계로 넘어가면 돼요.

다른 부서나 거래처 쪽 원인일 때도 탓하는 말보다 사실만 말해요. 'We received the data later than planned.'(데이터를 예정보다 늦게 받았어요)처럼요.

같은 원인, 다르게 들리는 두 문장

해결책이 여러 개면 어떻게 말하나요?

선택지를 번호로 내놓고, 각각 좋은 점과 안 좋은 점을 한 줄씩, 마지막에 내 추천을 말하세요. 결정하는 사람이 따로 있을 때 특히 잘 통해요.

추천을 말하지 않으면 '그래서 어떻게 하자는 거예요?'라는 되물음이 와요. 'I'd recommend ___ because ___.' 한 문장을 꼭 붙이세요.

• 선택지 알리기: We have two options. (선택지가 두 가지 있어요.)
• 선택지 1: Option one is to ___. It's faster, but it costs more. (첫째는 ___하는 거예요. 더 빠르지만 비용이 더 들어요.)
• 선택지 2: Option two is to ___. It's cheaper, but it takes longer. (둘째는 ___하는 거예요. 더 싸지만 시간이 더 걸려요.)
• 내 추천: I'd recommend option one because the client needs it this week. (거래처가 이번 주에 필요하니 첫째를 권해요.)
• 결정 요청: Could you let me know which one you prefer by ___? (___까지 어느 쪽으로 할지 알려 주실 수 있을까요?)

상사나 거래처가 되물으면 어떻게 답하나요?

되물음은 5단계 가운데 한 단계를 더 자세히 해 달라는 뜻이에요. '얼마나 커요?'면 2단계, '왜요?'면 3단계, '언제 끝나요?'면 5단계로 돌아가 한 문장을 더 붙이면 돼요.

모르는 걸 물으면 지어내지 말고 확인해서 알려 주겠다고 하세요. 'Let me check and get back to you by ___.'(확인하고 ___까지 다시 알려 드릴게요)는 통째로 외워 두면 좋아요.

자주 나오는 되물음과 돌아갈 단계

말로 하기 전에 강사와 연습하면 무엇이 달라지나요?

혼자서는 '그럼 거래처가 날짜를 못 미룬다고 하면요?' 같은 되물음을 받아 볼 수 없어요. 강사가 상사나 거래처 역할을 맡아 되물어 주면, 틀 밖에서 답하는 연습이 되고 실제 보고 자리가 덜 떨려요.

파워잉글리쉬는 필리핀 전문 강사와 1:1로 말하고, 기본은 같은 강사가 계속 맡는 고정 담임제라 지난 수업에 보고한 문제가 어떻게 됐는지 이어서 물어봐 줄 수 있어요. 모든 수업은 녹음되고, 카카오톡으로 그날 틀린 표현을 정리해 보내 줘요. 보고 메일을 영작해 올리면 담당 강사가 24시간 안에 첨삭해 줘요.

문제 보고 같은 업무 장면은 비즈니스 과정에서 많이 연습해요. 비즈니스 교재는 패턴·대화·이메일·심화 20권이 있고, 과정과 상관없이 수강료는 같아요. 수업은 아침 6시~밤 12시 사이에 잡을 수 있고, 3개월 등록 기준 전화 20분 주5회는 월 127,300원, 화상 25분 주3회는 월 111,150원이에요.

자주 묻는 질문