영어 회의 초대를 수락하거나 정중하게 거절할 때 쓰는 답장 예문

회의 초대를 수락할 때는 뭐라고 쓰나요?

'Thank you for the invitation. I'll be there.' 한 줄에, 미리 준비할 것이나 물어볼 것을 한 줄 더하면 돼요. 수락 답장은 짧을수록 좋아요. 상대는 참석 여부만 알면 되니까요.

다만 '내가 무엇을 준비해 가면 되는지'를 한 번 물어보면, 회의에서 갑자기 발표를 맡게 되는 일을 줄일 수 있어요.

수락 답장에 쓰는 영어 표현

시차가 있는 회의라면 'Thursday at 10 a.m. Seoul time (KST)' 처럼 시간대를 붙이세요.

정중하게 거절할 때는 어떤 순서로 쓰나요?

감사 → 못 가는 이유 한 줄 → 대안 하나, 세 단계면 돼요. 이유를 길게 쓰면 오히려 변명처럼 들리고, 대안이 없으면 '관심이 없다'로 읽힐 수 있어요.

이유는 'I have a prior commitment(선약이 있어요)' 나 'I have a conflict at that time(그 시간에 다른 일정이 있어요)' 처럼 무엇인지 밝히지 않아도 되는 말로 충분해요.

• 기본 거절: Thank you for the invitation. Unfortunately, I have a prior commitment at that time and won't be able to attend. (초대 감사해요. 아쉽지만 그 시간에 선약이 있어 참석이 어려워요.)
• 대안 하나 붙이기: Could you share the meeting notes afterward? I'd be happy to follow up on anything that needs my input. (끝나고 회의록을 보내 주실 수 있을까요? 제 의견이 필요한 부분은 따로 이어서 답할게요.)
• 내가 꼭 필요하지 않은 회의: I don't think I'm the best person for this discussion, but Jisu from our team would be a great fit. (이 논의에는 제가 가장 맞는 사람은 아닌 것 같고, 저희 팀 지수 님이 더 잘 맞을 거예요.)
• 바빠서 못 갈 때: I'm focused on a deadline this week, so I'll have to pass on this one. Please keep me posted. (이번 주는 마감에 집중해야 해서 이번 회의는 빠질게요. 진행 상황은 알려 주세요.)

시간을 바꿔 달라고 할 때는 뭐라고 쓰나요?

못 가는 시간이 아니라 '되는 시간'을 두세 개 먼저 내밀면 돼요. 'Can we change the time?' 만 쓰면 상대가 다시 시간을 물어야 해서 메일이 한 번 더 오가요.

여러 나라 사람이 함께하는 회의라면, 내가 고른 시간이 상대 나라에서는 몇 시인지도 같이 적어 주면 더 친절해요.

• 시간 바꾸기 부탁: Would it be possible to move the meeting to another time? I'm available Wednesday after 2 p.m. or Friday morning. (회의를 다른 시간으로 옮길 수 있을까요? 수요일 오후 2시 이후나 금요일 오전이 돼요.)
• 시간대 함께 쓰기: How about Tuesday at 9 a.m. KST, which is Monday 5 p.m. PST? (화요일 오전 9시(한국)는 어떠세요? 미국 서부로 월요일 오후 5시예요.)
• 짧게 만들기: If a shorter meeting works, I could do 15 minutes at 11 a.m. (짧게 해도 되면 오전 11시에 15분 정도 가능해요.)
• 모두 바꾸기 어려울 때: If it's difficult to reschedule, please go ahead without me, and I'll catch up through the notes. (옮기기 어려우면 저 없이 진행하세요. 회의록으로 따라갈게요.)

다른 사람을 대신 보낼 때는 어떻게 답하나요?

대신 갈 사람의 이름과 역할을 밝히고, 그 사람을 메일 참조(CC)에 넣으면 돼요. 대신 가는 사람이 회의에서 결정을 할 수 있는지도 한 줄 적어 두면 좋아요.

대리 참석을 보내기 전에는 그 사람에게 먼저 물어보고, 회의 자료와 내가 원하는 결론을 미리 넘겨 주세요.

• 대리 참석 알리기: I won't be able to join, but my colleague Minho Choi, our project lead, will attend on my behalf. I've copied him on this email. (저는 참석이 어렵고, 프로젝트 리더인 최민호 님이 대신 참석해요. 이 메일에 참조로 넣었어요.)
• 결정 권한 밝히기: He can make decisions on the schedule, but budget questions will need my approval. (일정은 그분이 정할 수 있지만, 예산은 제 승인이 필요해요.)
• 나중에 이어받기: I'll review the notes afterward and follow up if needed. (끝나고 회의록을 보고 필요하면 이어서 연락할게요.)

캘린더 초대 버튼만 눌러도 되나요?

같은 팀 정기 회의라면 'Accept' 버튼만으로 충분해요. 하지만 거절하거나 '미정(Tentative)'으로 둘 때, 그리고 처음 만나는 거래처 회의라면 한 줄 메모를 붙이는 게 좋아요.

Outlook 이나 Google Calendar 에서는 응답할 때 짧은 메모를 같이 보낼 수 있어요. 메모가 없으면 상대는 왜 거절했는지, 대안이 있는지 알 수 없어서 다시 물어봐야 해요.

캘린더 응답 버튼별로 붙이면 좋은 메모

Tentative 로 두었다면 약속한 날까지 꼭 수락이나 거절로 바꿔 주세요.

회의 초대 답장에서 자주 틀리는 표현은 뭔가요?

'참석하다'를 옮길 때와 시간 앞 전치사에서 가장 많이 틀려요. 뜻은 통하지만 원어민이 보면 조금 어색한 문장들이에요.

회의 초대 답장에서 틀리기 쉬운 문장

답장은 쓰겠는데 영어 회의에서 말하기가 걱정되면요?

답장은 예문을 붙여 쓰면 되지만, 회의 시작 인사와 첫 발언은 미리 입으로 연습해 두는 게 좋아요. 수락 답장을 보낸 다음 날부터 회의 전까지 짧게라도 소리 내어 말해 보면 훨씬 덜 떨려요.

파워잉글리쉬 화상영어는 줌으로 진행돼서 실제 화상회의와 화면이 비슷하고, 비즈니스 과정 교재로 회의 표현을 연습할 수 있어요. 수업 가능 시간은 아침 6시~밤 12시라 해외 회의 전 아침에 한 번 맞춰 보기에도 좋아요.

화상 25분 주5회는 3개월 등록 기준 월 125,400원이고, 회의 날짜가 가까우면 남은 수업을 앞당겨 하루에 여러 번 들을 수도 있어요.

자주 묻는 질문