전임자에게 업무를 인계받을 때 영어로 무엇을 어떤 순서로 물어보나요?

업무 인계는 무엇부터 물어야 하나요?

이 자리가 맡은 일 전체를 먼저 묻고, 그다음 지금 진행 중인 일로 들어가면 돼요. 처음부터 세부 절차를 물으면 그 일이 왜 있는지 모른 채 받아 적게 돼요.

전임자가 있는 기간은 정해져 있어요. 그래서 시간이 모자랄 때는 뒤쪽의 '자주 생기는 문제'와 '떠난 뒤 연락 방법'을 앞당겨 묻는 게 좋아요. 절차는 문서로 남길 수 있지만 그 사람 머릿속 경험은 그 사람이 떠나면 물어볼 곳이 없어요.

아래 순서대로 물으면 한 번에 다 못 해도 무엇이 남았는지 보여요.

인계받을 때 묻는 순서

overview 는 '전체 설명'이라는 뜻이에요. 'Could you give me an overview?'는 처음 만난 자리에서 부담 없이 쓸 수 있어요.

인계 시간을 잡을 때는 영어로 어떻게 말하나요?

시간을 부탁하면서 질문 목록을 미리 보낸다고 말하면 돼요. 전임자도 자기 일을 마무리하느라 바쁘기 때문에, 미리 보낸 목록이 있으면 준비한 답을 들을 수 있어요.

메시지는 짧게 써도 돼요. 아래 예문의 괄호만 바꿔 보내세요.

Hi (Daniel), I'm taking over (the client reporting work) from you. Could we set up 30 minutes this week to go through it? I'll send you my questions in advance so we can use the time well. Thanks! (다니엘, 고객 보고 업무를 넘겨받게 됐어요. 이번 주에 30분 정도 같이 볼 수 있을까요? 시간을 잘 쓸 수 있게 질문을 미리 보낼게요. 고마워요!)

진행 중인 일은 어떻게 물어보나요?

일 이름만 듣지 말고 지금 어디까지 왔는지, 다음에 누가 무엇을 해야 하는지까지 물으세요. 인계 뒤 가장 곤란한 건 누군가의 답을 기다리는 일이 내 앞으로 넘어왔는데 내가 모르는 경우예요.

일마다 아래 질문을 차례로 물으면 빠뜨리는 게 줄어요. 'on hold'(멈춰 있는)와 'overdue'(기한을 넘긴)는 전임자가 먼저 꺼내지 않는 경우가 있으니 내가 물어보세요.

진행 중인 일을 묻는 질문

'Has anyone been promised anything?'은 조금 직접적으로 들릴 수 있어요. 'Are there any commitments I should know about?'(제가 알아야 할 약속이 있나요?)로 바꿔도 돼요.

함께 일하는 사람과 고객은 어떻게 물어보나요?

누가 결정하고, 누구에게 먼저 물어야 하고, 어떻게 연락하는 걸 좋아하는지를 물으세요. 문서에 없는 정보가 가장 많은 부분이에요.

사람을 묻는 질문은 뒷말처럼 들리지 않게 일하는 방식으로 물어요. 'What is he like?'(그 사람 어때요?)보다 'What's the best way to work with him?'(그분과는 어떻게 일하는 게 좋아요?)이 좋아요.

고객이 있는 일이라면 나를 어떻게 소개할지도 정해 두세요. 전임자가 고객에게 소개해 주면 첫 연락이 훨씬 수월해요.

• Who makes the final decision on this? — 이 일의 최종 결정은 누가 해요?
• Who should I go to first if something comes up? — 일이 생기면 누구에게 먼저 가야 해요?
• What's the best way to reach them, email or chat? — 그분께는 메일과 메신저 중 뭐가 좋아요?
• Is there anything I should know about working with this client? — 이 고객과 일할 때 알아 둘 게 있어요?
• Could you introduce me to them before you leave? — 가시기 전에 저를 소개해 주실 수 있어요?
• Are there any regular meetings I need to join? — 제가 들어가야 할 정기 회의가 있어요?

자료와 권한은 어떻게 물어보나요?

파일 위치와 접속 권한은 전임자의 계정이 닫히기 전에 하나씩 직접 열어 보며 확인하세요. 말로 들었을 때는 아는 것 같아도 내 계정으로 안 들어가지는 경우가 있어요.

화면을 함께 보면서 묻는 표현도 알아 두세요. 'Could you show me on your screen?'(화면으로 보여 주실 수 있어요?)이 가장 편해요. 복잡한 절차는 'Would it be okay if I recorded this?'(이거 녹화해도 될까요?)라고 먼저 묻고 녹화해 두면 나중에 다시 볼 수 있어요.

• Where are the files for this kept? — 이 일 파일은 어디에 있어요?
• Which version is the latest one? — 어느 판이 최신이에요?
• What access or logins will I need? — 어떤 접속 권한이나 계정이 필요해요?
• Who do I ask to get access? — 권한은 누구에게 요청해요?
• Is there a template I should use? — 써야 할 양식이 있어요?
• Is any of this written down anywhere? — 이 내용이 어딘가에 적혀 있어요?
• Could you show me on your screen? — 화면으로 보여 주실 수 있어요?

문서에 없는 문제는 어떻게 끌어내나요?

'무슨 문제가 있었어요?'보다 '다시 맡는다면 뭘 조심하겠어요?'처럼 물으면 답이 잘 나와요. 문제가 있었다고 묻는 말은 전임자가 평가받는 느낌을 줄 수 있어요. 나를 위한 조언을 부탁하는 꼴로 물으면 경험을 편하게 들려줘요.

이 질문들의 답은 대부분 적혀 있지 않아요. 인계받는 사람이 직접 묻지 않으면 듣기 어려운 내용이니 마지막에 시간을 꼭 남겨 두세요.

• What usually goes wrong, and how do you handle it? — 보통 어떤 문제가 생기고 어떻게 처리해요?
• What's the busiest time of the month? — 한 달 중 언제가 가장 바빠요?
• What would you do differently if you started again? — 다시 시작한다면 뭘 다르게 하시겠어요?
• What took you the longest to learn? — 익히는 데 가장 오래 걸린 게 뭐예요?
• Is there anything you'd warn me about? — 제가 조심해야 할 게 있어요?
• What don't people usually tell new people here? — 새로 온 사람에게 보통 말해 주지 않는 게 뭐예요?

들은 내용이 맞는지는 어떻게 확인하나요?

들은 내용을 내 말로 다시 말하고 맞는지 물으면 돼요. 상대가 'Does that make sense?'(이해되세요?)라고 물었을 때 'Yes'만 하고 넘기면 나중에 혼자 곤란해져요. 못 알아들었다면 그 자리에서 다시 묻는 게 가장 빨라요.

인계가 끝나면 정리 메일을 보내세요. 내 이해가 맞는지 확인하는 동시에 다음 사람에게 넘겨줄 기록도 돼요.

Hi (Daniel), thanks for your time today. Here's what I understood: (1) the weekly report goes out every Monday, (2) the budget file is waiting for Sarah's approval, and (3) I need access to the client folder. Could you let me know if I missed anything? (다니엘, 오늘 시간 내 줘서 고마워요. 제가 이해한 내용은 이래요. 1. 주간 보고는 매주 월요일에 나가요. 2. 예산 파일은 사라의 승인을 기다리고 있어요. 3. 저는 고객 폴더 권한이 필요해요. 빠진 게 있으면 알려 주세요.)

• So what you're saying is ~, right? — 그러니까 ~라는 말씀이죠?
• Just to make sure I understand, ~ — 제가 제대로 이해했는지 확인하자면, ~
• Sorry, could you go back to the part about ~? — 죄송한데 ~ 부분으로 다시 가 주실 수 있어요?
• Would it be okay to contact you if I have questions later? — 나중에 궁금한 게 생기면 연락드려도 될까요?
• What's the best way to reach you after you move? — 옮기신 뒤에는 어떻게 연락드리면 좋을까요?

인계 전에 영어 질문을 연습하려면 어떻게 하나요?

질문을 읽는 연습보다 답을 듣고 되묻는 연습이 필요해요. 질문은 적어 가면 되지만 전임자의 답은 내가 고를 수 없어요. 답을 듣고 'So what you're saying is ~'로 다시 말하는 연습을 해 두세요.

파워잉글리쉬 비즈니스 과정은 필리핀 전문 강사와 1:1로 수업해요. 강사에게 전임자 역할을 맡아 달라고 하고 내 질문 목록을 들고 수업에서 그대로 물어보면 돼요. 비즈니스 교재에는 패턴·대화·이메일·심화가 있고, 과정과 상관없이 수강료는 같아요.

화상영어 25분은 줌에서 화면을 보며 말하는 연습이 되고, 전화영어는 수업 녹음 파일로 내가 말한 문장을 다시 들을 수 있어요. 3개월 등록 기준 월 수강료는 화상 25분 주5회 125,400원, 전화 20분 주5회 127,300원이에요. 아침 6시부터 밤 12시까지 수업이 있어서 출근 전이나 퇴근 뒤에 맞출 수 있어요.

자주 묻는 질문