해외 거래처에 제품 샘플을 요청하는 영어 메일, 이 순서로 쓰면 한 번에 통해요

샘플 요청 메일에는 무엇을 꼭 넣어야 하나요?

우리가 누구인지, 어떤 제품을 몇 개 원하는지, 비용과 배송을 어떻게 할지, 언제까지 받고 싶은지 네 가지는 빠지면 안 돼요. 이 중 하나라도 빠지면 거래처가 되묻는 메일을 보내야 해서 하루 이틀이 그냥 지나가요.

해외 거래처는 하루에도 샘플 요청을 여러 통 받아요. 그래서 '실제로 주문할 가능성이 있는 회사인지'를 메일 첫 몇 줄에서 판단해요. 회사 소개 한두 문장과 예상 주문 수량을 적어 주면 진지한 요청으로 보여요.

아래 표는 메일 여섯 덩어리와 각 덩어리에 쓸 첫 문장이에요. 순서대로 채우면 처음 쓰는 분도 빠뜨리는 항목 없이 메일을 쓸 수 있어요.

샘플 요청 메일 여섯 덩어리와 첫 문장

예상 주문 수량은 실제 계획에 맞게 적으세요. 부풀려 적으면 나중에 단가 협상에서 오히려 곤란해져요.

처음 보내는 샘플 요청 메일은 통째로 어떻게 쓰나요?

아래 예문처럼 인사 한 줄, 소개 두 줄, 요청 내용 서너 줄, 마무리 한 줄이면 충분해요. 첫 메일이 길면 중요한 내용이 묻혀요. 사양이 많으면 본문에 다 쓰지 말고 목록으로 나누세요.

받는 사람 이름을 모르면 'Dear Sales Team,'으로 시작하면 돼요. 이름을 알면 'Dear Ms. Chen,'처럼 성을 쓰는 게 무난해요.

• Subject: Sample Request – Cotton Tote Bags (Hana Trading, Korea)
• Dear Sales Team, (영업팀 담당자님께)
• My name is Minji Kim, and I'm a purchasing manager at Hana Trading, an online retailer of home goods in Korea. (저는 한국 생활용품 온라인 판매 회사 하나무역 구매 담당 김민지예요.)
• We are interested in your cotton tote bag (Model TB-200) and would like to request samples. (면 에코백(모델 TB-200)에 관심이 있어 샘플을 요청드려요.)
• - Colors: natural and black / Quantity: 2 pieces each (색상: 내추럴·블랙 / 수량: 색상마다 2개)
• - Purpose: quality check before our first order (용도: 첫 주문 전 품질 확인)
• Could you let us know the sample cost and the estimated delivery time? We can provide our DHL account number for shipping. (샘플 비용과 예상 배송 기간을 알려 주시겠어요? 배송은 저희 DHL 계정 번호를 드릴 수 있어요.)
• If possible, we would like to receive the samples by October 30. (가능하면 10월 30일까지 받고 싶어요.)
• Thank you, and I look forward to hearing from you. (고맙습니다. 답장 기다릴게요.)
• Best regards, Minji Kim / Hana Trading / +82-10-0000-0000 (김민지 드림 / 하나무역 / 연락처)

샘플 비용과 배송비는 영어로 어떻게 물어보나요?

'샘플이 무료인지', '배송비는 누가 내는지', '첫 주문 때 샘플비를 빼 주는지' 세 가지를 물어보면 돼요. 비용 이야기를 미리 하지 않으면, 샘플이 도착한 뒤에 생각지 못한 청구서를 받을 수 있어요.

회사에 DHL·FedEx 같은 특송 계정이 있으면 계정 번호를 알려 주는 게 가장 깔끔해요. 거래처는 배송비를 따로 받지 않아도 되고, 우리는 배송비가 우리 계정으로 정확히 청구돼서 서로 편해요.

샘플비를 내야 하는 경우에는 '첫 주문 금액에서 빼 줄 수 있는지'를 물어보세요. 거래처에서 자주 받아 주는 요청이라 부담 없이 물어봐도 돼요.

• Are the samples free of charge? (샘플은 무료인가요?)
• Could you tell us the sample cost and the shipping cost? (샘플 비용과 배송비를 알려 주시겠어요?)
• We can provide our DHL account number, so the shipping can be charged to us. (DHL 계정 번호를 드릴 수 있으니 배송비는 저희 쪽으로 청구해 주세요.)
• Would it be possible to deduct the sample cost from our first order? (샘플비를 첫 주문 금액에서 빼 주실 수 있을까요?)
• What payment methods do you accept for the sample cost? (샘플비는 어떤 방법으로 결제할 수 있나요?)

답장이 없으면 독촉 메일은 어떻게 보내나요?

3~5일 영업일이 지나도 답이 없으면 원래 메일에 답장하는 형식으로 짧게 다시 보내면 돼요. 새 메일을 쓰는 것보다 원래 메일을 아래에 붙여 보내는 쪽이 거래처가 내용을 찾기 쉬워요.

독촉 메일은 따지는 말투보다 '혹시 못 보셨을까 봐'라는 말투가 좋아요. 제목 앞에 'Follow-up:'을 붙이면 받는 사람이 한눈에 알아봐요.

두 번째 독촉에도 답이 없으면 홈페이지의 다른 연락처나 전화로 담당자를 찾아보는 게 좋아요. 담당자가 바뀌었거나 메일이 스팸함으로 간 경우도 꽤 있어요.

• Subject: Follow-up: Sample Request – Cotton Tote Bags
• I'm writing to follow up on my email below about sample request. (아래 보낸 샘플 요청 메일 관련해 다시 연락드려요.)
• I just wanted to make sure you received it. (혹시 못 받으셨을까 해서요.)
• We would still like to receive the samples by October 30, if possible. (가능하면 여전히 10월 30일까지 받고 싶어요.)
• Please let me know if you need any more information from us. (저희 쪽에서 더 필요한 정보가 있으면 알려 주세요.)

거래처가 되물어 오면 어떻게 답하나요?

거래처가 자주 묻는 건 회사 정보, 예상 주문 수량, 받을 주소, 샘플비 결제 방법 네 가지예요. 미리 답을 준비해 두면 메일을 한 번 더 주고받는 시간을 줄일 수 있어요.

질문이 여러 개면 번호를 붙여 하나씩 답하세요. 'Here are the answers to your questions.'로 시작하고 1, 2, 3 순서로 쓰면 빠뜨릴 일이 없어요.

거래처가 자주 묻는 질문과 답장 예문

주문 수량·주문 주기는 실제 계획을 적으세요. 아직 정해지지 않았다면 'We haven't decided yet, but ~' 처럼 솔직하게 쓰는 게 좋아요.

샘플 요청 메일에서 자주 틀리는 영어는 뭔가요?

'Please send sample.', 'ASAP', 'I want'처럼 우리말을 그대로 옮기거나 너무 짧게 쓴 문장이 가장 흔해요. 뜻은 통해도 처음 거래하는 상대에게는 딱딱하거나 급하게 들릴 수 있어요.

특히 'ASAP'은 언제까지인지 알 수 없어서 거래처가 우선순위를 정하기 어려워요. 날짜를 적는 습관이 영어 표현보다 더 중요해요.

틀리기 쉬운 문장 → 고친 문장

처음 메일은 'Could you ~?', 'Would it be possible to ~?'로 요청하면 무난해요.

메일 말고 전화나 화상으로 이야기해야 할 땐 어떻게 준비하나요?

샘플을 받은 뒤 품질 이야기나 단가 협상은 메일보다 전화·화상 통화로 하는 일이 많아서, 자주 쓸 문장을 미리 소리 내 연습해 두면 좋아요. 메일은 사전을 찾으며 쓸 수 있지만 통화는 바로 답해야 하니까요.

파워잉글리쉬는 필리핀 강사 1:1 전화·화상영어이고, 비즈니스 과정 교재에 이메일과 패턴·대화 교재가 있어요. 샘플 요청 메일을 영작 숙제로 올리면 담당 강사가 24시간 안에 첨삭해 주고, 수업에서는 강사에게 거래처 담당자 역할을 부탁해 통화 연습을 할 수 있어요. 과정과 상관없이 수강료는 같고, 3개월 등록 기준 전화 20분 주5회는 월 127,300원, 화상 25분 주3회는 월 111,150원이에요.

자주 묻는 질문