해외 공급사에 단가 인하를 요청하는 영어 메일, 근거와 원하는 가격을 이렇게 적어요

단가 인하를 요청하는 메일에는 무엇을 넣어야 하나요?

거래 인사, 인하 근거, 원하는 단가, 적용 시점, 회신 기한 다섯 가지를 넣으세요. 공급사 담당자는 대개 혼자 가격을 정하지 못하고 상사에게 설명해야 해요. 그래서 설명할 근거가 메일에 있어야 검토가 시작돼요.

지금 단가와 원하는 단가는 같은 조건으로 적어야 해요. 지금은 FOB인데 원하는 가격은 CIF로 적으면 비교가 안 돼요. 통화, 수량, 포장 조건도 함께 적으세요.

아래 표의 첫 문장을 순서대로 채우면 메일 뼈대가 만들어져요.

단가 인하 요청 메일 다섯 덩어리와 첫 문장

금액과 수량은 예시예요. 5.00달러에서 4.75달러는 5% 인하예요. 실제 거래 숫자로 바꿔 쓰세요.

처음 보내는 단가 인하 요청 메일은 통째로 어떻게 쓰나요?

감사 한두 줄, 근거 두세 줄, 요청 두 줄, 마무리 한 줄이면 충분해요. 거래를 끊겠다는 말부터 꺼내면 협상이 아니라 다툼이 되기 쉬워요. 앞으로 함께 거래하고 싶다는 뜻을 먼저 적으세요.

price reduction은 곧바로 '내려 주세요'라는 말이고, price review는 '가격을 다시 살펴봐 주세요'라는 뜻이에요. 첫 메일 제목에는 부드러운 price review를 많이 써요.

• Subject: Price Review Request – Model TB-200
• Dear Ms. Chen, (첸 담당자님께)
• Thank you for your continued support. We have been happy with your quality and service over the past two years. (늘 도와주셔서 고맙습니다. 지난 2년간 품질과 서비스에 만족하고 있어요.)
• As you know, our annual order volume has doubled to 20,000 units, and we expect it to stay at this level next year. (아시다시피 연간 주문량이 2만 개로 두 배 늘었고, 내년에도 이 수준을 유지할 것으로 예상해요.)
• With this larger volume, we would like to ask you to review the unit price for Model TB-200. (주문량이 늘어난 만큼 모델 TB-200 단가를 검토해 주시길 부탁드려요.)
• We are hoping for US$4.75 per unit, FOB Ningbo, compared with the current US$5.00. (지금 FOB 닝보 개당 5.00달러에서 4.75달러를 희망해요.)
• If this is possible, we would like to apply the new price from our March order. (가능하다면 3월 주문부터 새 단가를 적용하고 싶어요.)
• Could you let us know your thoughts by January 29? (1월 29일까지 의견을 알려 주시겠어요?)
• We value our partnership and look forward to working with you for many years. (함께하는 거래를 소중히 여기고 있고 앞으로도 오래 함께하길 바라요.)
• Best regards, Minji Kim / Hana Trading (김민지 드림 / 하나무역)

어떤 근거를 대면 공급사가 검토하기 쉬운가요?

공급사에게도 이익이 되는 근거, 즉 물량·기간·결제처럼 무언가를 주고받는 근거가 가장 설명하기 쉬워요. 단순히 '예산이 줄었다'는 말보다 '주문을 늘리거나 묶을 수 있다'는 말이 검토할 거리가 돼요.

경쟁 견적은 실제로 받은 것만 말하고, 다른 회사의 견적서나 금액을 그대로 전달해도 되는지 먼저 살펴보세요. 기밀 유지 약속이 있는 견적은 공유하면 안 돼요.

인하 근거별 예문

원자재 가격을 말할 때는 어느 시기의 어떤 지수를 봤는지 적을 수 있어야 해요. 확인하지 않은 시세는 쓰지 마세요.

공급사가 거절하면 어떻게 답장하나요?

바로 물러서거나 화내지 말고, 어디까지 가능한지 묻고 단가 말고 다른 조건을 제안하세요. 'cannot reduce the price'라는 답도 끝이 아닌 경우가 많아요. 물량, 포장, 납기를 바꾸면 원가가 달라질 수 있기 때문이에요.

그래도 안 된다면 감사 인사로 정리하고 다음 검토 시기를 정하세요. 관계를 지키면 원자재 가격이 바뀌었을 때 다시 물어볼 수 있어요.

공급사 답장별 대응 예문

단가 말고 어떤 조건을 대신 협상할 수 있나요?

결제 조건, 최소 주문 수량, 포장, 납기, 운송 조건은 단가 대신 말해 볼 만한 항목이에요. 단가를 그대로 두어도 실제 비용이나 재고 부담이 줄어들 수 있어요.

한꺼번에 다 요구하지 말고 우리에게 가장 중요한 한두 가지를 고르세요. 우리가 줄 수 있는 것과 짝을 지어 말하면 공급사도 받기 쉬워요.

• Could you extend our payment terms from 30 days to 45 days? (결제 기한을 30일에서 45일로 늘려 주실 수 있나요?)
• Would a lower minimum order quantity be possible? (최소 주문 수량을 낮출 수 있을까요?)
• Could we use simpler packaging to reduce the cost? (포장을 간단히 해서 비용을 줄일 수 있을까요?)
• If we place the order earlier, could you offer a better price? (주문을 더 일찍 넣으면 더 좋은 가격이 가능할까요?)
• Could you include free spare parts with each order? (주문마다 예비 부품을 무료로 넣어 주실 수 있나요?)

합의한 뒤에는 무엇을 확인해야 하나요?

합의한 단가, 조건, 적용 시점을 메일로 정리하고 수정 견적서(revised quotation)를 받으세요. 통화나 메신저로 합의했다면 더 꼭 필요해요. 어느 주문부터 적용되는지 분명하지 않으면 다음 청구서에서 다시 문제가 생겨요.

다음 주문서와 청구서가 오면 새 단가가 맞게 들어갔는지 대조해 보세요.

• Thank you for your understanding and support. (이해하고 도와주셔서 고맙습니다.)
• To confirm, the new unit price is US$4.75, FOB Ningbo, for orders of 5,000 units or more. (확인차 말씀드리면 새 단가는 5,000개 이상 주문 시 FOB 닝보 개당 4.75달러예요.)
• The new price will apply from our March order. (새 단가는 3월 주문부터 적용돼요.)
• Could you send us a revised quotation? (수정 견적서를 보내 주시겠어요?)
• How long will this price remain valid? (이 단가는 언제까지 유효한가요?)

단가 인하 메일에서 자주 틀리는 영어는 뭔가요?

'discount'와 'price'를 뒤섞거나, 요구하는 말투로 쓰는 경우가 많아요. 뜻은 통해도 오래 거래할 상대에게 무리한 요구처럼 들릴 수 있어요.

반대로 너무 돌려 말해서 무엇을 원하는지 숫자가 없는 메일도 답을 받기 어려워요. 정중하되 숫자는 분명히 적으세요.

틀리기 쉬운 문장 → 고친 문장

실제로 공급처를 바꾸는 일을 검토 중이라면 회사 방침을 정한 뒤에 사실대로 말하세요.

협상 통화까지 가면 영어를 어떻게 준비하나요?

단가 협상은 메일 뒤에 통화나 화상 회의로 이어지는 일이 많아서, 근거·숫자·대안을 말로 설명하는 연습이 필요해요. 특히 숫자와 조건을 바로 되묻는 말은 소리 내어 익혀 두어야 입에서 나와요.

파워잉글리쉬는 필리핀 강사 1:1 전화·화상영어이고, 비즈니스 과정에 패턴·대화·이메일 교재가 있어요. 강사에게 공급사 담당자 역할을 부탁해 거절 답변까지 연습할 수 있고, 메일을 영작 숙제로 올리면 담당 강사가 24시간 안에 첨삭해 줘요. 다만 계약 조항이나 법률 검토는 수업이 대신하지 못하니 회사 담당 부서에 맡기세요. 3개월 등록 기준 전화 20분 주5회는 월 127,300원, 화상 25분 주3회는 월 111,150원이에요.

자주 묻는 질문